Bonyolult pályázatot írsz? 3 egyszerű ötlet, ami megkönnyíti a munkát

Ezt a 3 tanácsot fogadd meg, és kínlódás helyett élvezet lesz pályázatot írni:

 

#1 Rendszerezd a dokumentumokat és az információkat

 

Sokan csak a pályázati útmutatót olvassák el, mert azt gondolják, ebben le van írva minden, amit tudni kell. Pedig nincs. Egy bonyolult pályázat írása közben 50-100 dokumentummal is dolgod lehet.

 

Egy kiírásnak van specifikus útmutatója, de lehet általános útmutató is, rendelet az elszámolható költségekről, pontosító válaszok, pályázatírási útmutatók, corrigendumok, programdokumentumok.

 

Vannak témába vágó ágazati stratégiák, fejlesztési tervek, amelyekhez a projektednek kapcsolódnia kell. Vannak vonatkozó jogszabályok, majdnem minden területet szabályoz valamilyen törvény, határozat, rendelet. És vannak korábbi sikeres projektek, gyakorlatokat is, amelyeket nem árt, ha ismersz, mert jó ölteteket „lophatsz” belőlük.

 

Túlélési tippek:

 

Nyiss egy üres dokumentumot, és miközben olvasod a pályázati kiíráshoz kapcsolódó dokumentumokat, másold ki egy listába az összes szabályt, hogy minden legyen egy helyen.

 

  • Figyeld a gyakori kérdésekre adott válaszokat, a corrigendumokat, pontosító válaszokat, és ha valami változik, azonnal javítsd a listádat.

  • Nyisd meg a pályázati űrlapot (ha on-line űrlap, másolj ki mindent egy dokumentumba), és az egyes részekhez másold be a kitöltési útmutatóból az útmutatásokat, mert az űrlap nem mindig tartalmaz alapból mindent.

  • Nyiss egy „szakmai háttér” könyvtárat, és ide mentsd be rendszerezve a szakmai háttéranyagokat, stratégiákat, jogszabályokat.

  • Amikor ezeket olvasod, legyen előtted nyitva a pályázati űrlap, és a megfelelő helyre (pl. Indoklás, Tevékenységek leírása stb.) másolj át mindent, ami használható, de emeld ki valamilyen színnel, hogy tudd, ez még nem a te szöveged.

 

#2 Mindig legyenek kéznél az értékelési szempontok

 

Mondtam már, hogy a pályázatot az értékelési szempontok alapján írják? 🙂 Elég sok értékelési szempont szokott lenni, és ezt nem lehet észben tartani mind. Pedig ha jót akarsz, egyetlen sort sem írsz le úgy a pályázatba, hogy közben nem tartod szem előtt az értékelést.

 

Túlélési tippek:

 

  • Nyisd meg a pályázati űrlapot és az értékelési szempontokat tartalmazó dokumentumot. Vedd szerre a szempontokat és a pontszámokat, és minden egyes szempontot másolj be a pályázati űrlapnak ahhoz a részéhez, ahová bele kell írnod a vonatkozó infókat.

  • Én mindig a maximális pontszámnak megfelelő verziót másolom be, hogy lássam, mi felé kell tartani.

  • Lesz olyan szempont, amit több helyre is bemásolsz, és lesz olyan rész a pályázatban, amelyre több szempont is vonatkozik. Így látni fogod, hogy hol mire figyelj. A kitöltési útmutatót nem eszerint a logika szerint rakják össze, úgyhogy ez egy alapvető túlélési tipp.

 

#3 Készíts tervezőtáblákat

 

A legtöbb alacsony pontszámmal elutasított pályázatnak az a baja, hogy a projektet rosszul tervezték, és emiatt sok helyen sok pontszámot veszít.

 

Például: Olyan tevékenységeket tartalmaz a projekt, amelyeknek nincs közük a célokhoz és fordítva. Nincs összhang az eredmények, indikátorok és tevékenységek között. Nem világos, hogy melyik partnernek mi a feladata, milyen a munkamegosztás. Bizonyos fontos költségek hiányoznak, másoknak semmi közük a tevékenységekhez.

 

Ezek mind jellemző tervezési hibák. De könnyen kivédhetők.

 

Túlélési tippek:

 

Nyiss egy excel dokumentumot a tevékenység alapú tervezéshez, amelynek a következő oszlopai lehetnek:

  • Konkrét cél

  • Tevékenység / altevékenység

  • Hónapok (ez annyi oszlop, ahány hónap)

  • Partnerek

  • Eredmények

  • Indikátorok

  • Humán erőforrás (melyik partnernek milyen saját szakértője lesz?)

  • Rendelkezésre álló anyagi erőforrás (melyik partner mit tud biztosítani abból, ami már van neki?)

  • Anyagi erőforrás (mindenféle szükséges beszerzés, kiszervezések is)

 

Nyiss egy új munkafület a humánerőforrás-tervezéshez, mert ez alapján töltöd majd ki az előző tábla Humán erőforrás oszlopát. A következő oszlopaid lehetnek:

 

  • Pozíció megnevezése

  • Ha kell, szakértő neve

  • Kapcsolódó tevékenység

  • Szakmai tapasztalat évszámban kifejezve

  • Munka kezdő időpontja

  • Munka záró időpontja

  • Óradíj

  • Havi óraszám

  • Havi bér

  • Munkakör

  • Minimális követelmények

  • Delegáló partner

 

Nyiss egy másik új munkafület a költségtervezésnek, és ebben legyen feltétlenül egy olyan oszlop, hogy Partner, mert így fogod tudni szűrni a költségvetést partnerek szerint. Szúrj be olyan függvényeket, amelyekkel ellenőrizni tudod, hogy a költségvetésre vonatkozó szabályokat betartottad-e.

 

Ha ezeket az eszközöket használod, rögtön átláthatóbb lesz minden, és érezni fogod, hogy te irányítod a folyamatot és nem fordítva.

 

Hajrá és sok sikert!

 

Kép: Jacopo Biorcio via Behance.

Bagoly Ildikó

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .