A POCU pályázatok értékeléséről szóló sorozat két első fejezetén egy ideje túl vagyunk. Mindeddig még nem volt szó költségvetésről, így ebben a bejegyzésben a Relevancia és Hatásosság kritériumok után a Hatékonyság-kritériumokat nézzük meg. Ezekből összesen hét van, az értékük 25 pont a százból. Vegyük szerre:
1. Reális árakon alapuló költségvetés
Ez azt jelenti, hogy a költségevetés olyan költségeket tartalmaz, amelyek a piaci árakat tükrözik.
Vagyis: az egyes tételekhez nem úgy rendelsz árat, hogy a hasadra ütsz, megnézel egy öt évvel korábbi költségvetést vagy beleszámolsz egy kis tartalékösszeget is (biztos, ami biztos), hanem megnézed, hogy az adott termék vagy szolgáltatás mennyi pénzért kapható a piacon.
Ehhez piackutatást kell végezned.
Hogy hogyan?
Egy-egy terméknél on-line is utána lehet nézni. Például ha laptopot szeretnél vásárolni a projekt keretében, egyrészt megnézed az éppen érvényben lévő POCU általános útmutatóban, hogy mi a maximális összeg, ami igényelhető laptopra (na jó, így gyorsabb: most éppen 4000 lej, ÁFA-val együtt, de mindig ellenőrizd az éppen aktuális útmutatót), másrészt megnézed, hogy abban a kategóriában, amit szeretnél, milyen árak vannak.
Több forrást is meg lehet nézni, és egy átlagot érdemes számolni. Ami fontos, hogy összhangban legyenek a laptop (vagy bármilyen más eszköz) műszaki paraméterei és az ár, és legyen hivatkozás az ár forrása felé.
Ahol on-line nem lehet megoldani a piackutatás részt, árajánlatokat kell kérned.
Az amúgy a megvalósításnál is hasznodra válik, ha mindig aktuális árajánlatot kérsz, még akkor is, ha nagyjából tudod, hogy egy adott szolgáltatás egy régebbi projektben mennyi pénzbe került.
Én egyszer ott tévedtem, nem is kicsit, hogy a reklámköltségeket egy korábbi árajánlat alapján számoltam, ami nem is volt annyira idejét múlt, csakhogy nagyobb mennyiségekre vonatkozott, és arra nem gondoltam, hogy kisebb mennyiség esetén az egységár magasabb. Így jóval kevesebb összegből kellett kihozni az ugyanolyan minőséget, és ha a reklámcég nem annyira jófej, mint amennyire az volt, akkor ebből baj is lehetett volna.
2. A tervezett tevékenységekhez és eredményekhez mérten ésszerű költségek
Ennél a szempontnál akkor beszélhetünk ésszerűségről, ha egy-egy tevékenység megvalósítása, illetve egy-egy eredmény létrehozása nem kerül irreálisan magas összegbe. Van az a helyzet, hogy egy-egy tevékenység kapcsolódó költségei egyenként, önmagukban véve rendben vannak, megfelelnek a piaci áraknak, de ha vonunk egy mérleget, és megnézzük a végösszeget, az eredményhez képest az már túl sok.
Tipikus eset például az egy főre eső képzési költség esete, mert a szálloda wellness, a képzők óradíja maximális, a nyomtatott tananyagok luxuspapíron vannak és a résztvevőket szállító kisbusz lízingje megint emel egy jót a képzési költségvetésen.
És amikor ezeket mind összeadjuk, és elosszuk a képzésben résztvevők számával, olyan csillagászati összeg jön ki, hogy attól az értékelő vagy szívrohamot vagy röhögőgörcsöt kap. Főleg, ha olyan képzésről van szó, amelyik valamilyen általános kompetenciát fejleszt és nem egy konkrét szakmát ad.
De ugyanígy figyelned kell arra is, hogy a technikai, logisztikai megoldásokkal ne lőjj túl a célon. Mérlegelned kell, hogy az eredmény, amire számítasz, arányban van-e azzal a pénzösszeggel, amibe a létrehozása kerül.
Így például ha a képzésnek van kiegésztő on-line része is, nem biztos, hogy érdemes egy több 10.000 eurós e-learning rendszert fejleszteni, amikor nagynevű cégek is simán bevetik erre a célra az ingyenes WordPress-t, és ez tökéletesen működik (onnan tudom, hogy vettem részt ilyen on-line képzésen).
Persze tudom, kényes kérdés ez, mert kevés pénzből nem lehet minőséget létrehozni, de nem is arról van szó, hogy olcsón vagy ingyen kellene bármit megoldani, hanem arról, hogy a bekerülési ár és a végeredmény ne legyen aránytalan. Legyen meg az ár-érték arány, és ne legyenek fölösleges kiadások.
Térjünk itt vissza a laptopos példára. Nem kérdés, hogy 2500 lejért is lehet már egész jó laptopot vásárolni, amin simán dolgozhatsz, de attól neked még kellhet 4000 lejes. És ha kell, akkor meg kell tudd indokolni.
Mondhatod azt, hogy azért szükséges a magasabb árú laptop, mert figyelembe kell a venned a gyorsaságot, tároló kapacitást (mindannyian tudjuk, hogy egy projetben mennyi dokumentum keletkezik), a biztonságot, az eszköz súlyát és méretét (mert aki majd használni fogja, sokat fog utazni, és nem mindegy, hogy mekkora laptopot cipel).
3. Indokolt mennyiségek és egységár
Itt két szempontra figyelj:
Egyrészt minden esetben legyen indokolt a mennyiség, a darabszám. Tehát órabérnél ne legyen több órára fizetés betéve, mint amennyi órát a szakértő reálisan dolgozik. Vagy ne legyen tíz laptop, ha nincs is annyi szakértő, aki használhatná. Másrészt mindenhol legyen egységár. És az előző mondatban talán a legfontosabb a mindenhol, vagyis minden egyes költségnél. Az, hogy egy szerződés egy bizonyos összegbe kerül, nem egységár, még akkor sem, ha úgy vesszük, hogy a szerződés az egység. Akkor érthető és átlátható egy ár, ha követhető, hogy miből tevődik össze.
Egy rendezvényszervezési tételnél pédául ne csak a teljes árat add meg, hanem bontsd le résztételekre (terembér, szállás, étkeztetés, szállítás stb.) és ezeket bontsd tovább per fő, per nap, per alkalom. De ha kérsz rendes árajánlatot, akkor abból ezek a részletek úgyis kiderülnek.
Vagy például az auditköltségnél bontsd le a szolgáltatás értékét auditált kifizetési kérelmekre vagy valamilyen más kisebb egységre. Még véletlenül se azt mondd, hogy a projekt értékének egy bizonyos százalékaként határoztad meg, mert a nem elszámolható költségek listáján van egy ilyen is:
„subcontractele în temeiul cărora plata se definește în procente din constul total al proiectului”.
4. Helyes humán erőforrás tervezés
Ennél a kritériumnál az a lényeg, hogy a szakértők száma, szakmai profilja és a projektben való részvétele a projekt tevékenységeinek megfelelő. Másképp fogalmazva: a szakértői csapatban pont annyi és pont olyan szakmai hátterű szakértő van, amennyire és amilyenre a tevékenységek megvalósításához szükség van, ráadásul a szakértői csapat munkavégzése hatékony.
Nézzük szerre a három szempontot:
a szakértők száma megfelelő, minden szakértői pozícióra szükség van, a szakértői pozíciók között nincsenek átfedések
Ezt a szempontot akkor tudod legegyszerűbben tiszteletben tartani, ha a tevékenységek alapján tervezed a szükséges humánerőforrást és nem találomra vagy fordítva. Ha például 2000 képzési óra van a projektben, akkor 2000 képzési órára kell képzőket bevonnod. (Lehet azért többre is, de erről majd picit lentebb.)
Amikor nem tudsz órászámban mérni egy tevékenységet, törekedj arra, hogy ne legyen több szakértő egy feladatra, mint amennyi a jó érzés határain belül szükséges. Ha például 50 személynek kell vállalkozásfejlesztési tanácsadást nyújtani, egyáltalán nem biztos, hogy ehhez négy szakértőt kell teljes munkaidőben foglalkoztatni kerek egy évig.
Ha a tanácsadás annyira intenzív és olyan sok konkrét eredmény várható tőle, hogy valóban indokolt a négy teljes állás, akkor oké, lehet négy, de mindig tartsd szem előtt, hogy majd a megvalósításnál annak a négy szakértőnek a fizetését napi 8 munkaórára tevékenységgel és eredménnyel le kell fedni, és ezt megfelelő dokumentációval alá kell támasztani. Ha a szakértőidnek nem lesz napi 8 órai munkája, borzasztó nehéz lesz a fizetésüket elszámolni.
Vagy ott van a koordinátori pozíció.
A legtöbb partner részéről fel szokott merülni az igény egy valamilyen vezetői beosztásra. Ez érthető is valahol, de a pozíció mögött legyenek konkrét feladatok. Nem gyártunk szalagon koordinátori pozíciókat, hogy minden partnernek legyen egy, csak akkor, ha ezekhez tevékenységek is tartoznak. A partner koordinátora a partnerszervezet által végzett szakmai tevékenységeket irányítja, és nemcsak van, hogy legyen.
Ha egy-egy szakmai tevékenységet kiszervezel, szigorúan húzd meg a vonalat a külső szakértők és a belső szakértők feladatköre között, ne legyen sehol átfedés.
a szakértők szakmai profilja megfelelő
A szakmai profilt a szakértői pozíciók betöltéséhez szükséges szakmai tapasztalat határozza meg. Hogy ez kézzel fogható legyen, meg kell adnunk a képzettséggel vagy képesítéssel kapcsolatos elvárásokat és a specifikus szakmai tapasztalatot évben és kompetenciákban kifejezve.
Ez itt egy szakértői profil:
FORMATOR: Cerințe: pregătire și experiență de specialitate corespunzătoare programei de pregătire, nivel de studii minim ISCED3, pregătire pedagogică specifică formării profesionale a adulților, minim 5 ani experiență în formarea profesională a adulților.
Olyan képzőről van szó, aki valamilyen szakképzés (pl. szakács) keretében elméleti órákat tart. Fontos, hogy legyen a képzés területén szakmai tapasztalata (mert mégis hogyan tanítana egy szakmát, ha soha nem gyakorolta?), legyen legalább középfokú végzettsége, legyen felnőttképzői képesítése, és legalább 5 év szakmai tapasztalata a felnőttképzés területén.
a szakértők munkaköre a tevékenységeknek megfelelően van kialakítva
A szakértők számán és szakmai profilokon kívül van egy harmadik szempont ahhoz, hogy teljes legyen a kép. Ez a szakértői pozíciók tartalma, vagyis az egyes szakértői munkakörök pontos leírása. A „ki mit csinál”, az egyes szakértők feladat- és felelősségi köre. A fent már említett képző „munkaköri leírása” dióhéjban:
Atribuții: susținerea orelor de curs teoretice, conform prevederilor din programele de formare profesională a adulților, evaluarea inițială și pe parcurs a cursanților, documentarea tehnică a cursurilor.
Itt figyeled, hogy a képző munkaköre a konkrét képzésen túl a dokumentálást is magában foglalja? Ez azt jelenti, hogy a képző által tartandó elméleti órák mellett bizonyos óraszámot a dokumentálásra is lehet és kell számolni.
Miért fontos ez?
Mert ha az értékelő látja, hogy egy adott képzés keretében van havi 30 elméleti óra és az elméleti képzőnek mégis havi 40 órát akarsz elszámolni, miközben a munkaköre szűkszavúan csak elméleti képzés, akkor lesz havi tíz óra, ami pluszban van.
De ha leírod pontosan, hogy a konkrét képzésen túl mi minden kapcsolódó feladatot végez még el a képző, akkor a 40 óra már rögtön nem gond.
5. Megfelelő anyagi erőforrások
A humán erőforrás mellett a projekt megvalósításához anyagi erőforrásokra is szükség van. Ide értjük az összes eszközt és berendezést (székhelyeket, irodahelyiségeket, számítástechnikát, szállítóeszközöket stb.), amit a partnerek rendelkezésre bocsátanak a projekt megvalósításához, és amit a projekt keretében be fognak szerezni.
Fontos, hogy számba vedd minden egyes tevékenységnél, mire és milyen mennyiségben van szükség, ebből mit tudnak alapból biztosítani a partnerek és mit kell beszerezni.
Ha a partnerek biztosítanak egy-egy autót a szakértőik számára, akkor minek bérelni is? Ha bérelsz, akkor mire fogod használni, ki hova fog vele utazni? Vagy ha a partnereknek van multifunkcionális irodagépjük és azt lehet is használni a projekt keretében, akkor minek újat venni?
Ha van is, de még vennél is, akkor annak a helyzetnek kell fennállnia, hogy ami van, az vagy nem elegendő, vagy nem elég jó ahhoz a mennyiséghez, amit majd nyomtatni, fénymásolni, szkennelni kell. A régit rendelkezésre lehet bocsátani kisebb titkársági feladatokra, de az új azért kell, mert tananyagot nyomtatni, kifizetési kérelmeket összerakni, szakmai dokumentációt készíteni nagyobb kapacitású és gyorsabb gépre van szükség.
Az anyagi erőforrásoknál a megfelelő nem csak azt jelenti, hogy nem több, mint amennyi kell, hanem azt is, hogy minden rendelkezésre fog állni, ami a tevékenységek megvalósításához szükséges.
Ha on-line tanácsadást akarsz folytatni, ennek megvannak a maga technikai feltételei. Ha a szociális munkásaid kijárnak majd terepre, ehhez nem árt, ha van jármű. Ha szakképzési programot tervezel, kelleni fog gyakorlati helyszín is, nemcsak tanterem az elméleti órákhoz.
6. Racionális időtervezés
Minden projektnek van egy időbeni ütemezése, amit rendszerint Gantt-diagramon ábrázolunk. Különösen két részletkérdést vizsgálnak meg az értékelők:
egyrészt azt, hogy a tevékenységek időbeni tervezése racionális-e és az egyes tevékenységek helyes sorrendben, logikusan kapcsolódnak-e egymáshoz,
másrészt azt, hogy egy-egy tevékenység megvalósítására az ütemterv szerint lesz-e elegendő idő, és ezt a határidők is tükrözik-e.
Alapértelmezettnek veszem, hogy ismered a Gantt-diagram készítésének a szabályait, de ha mégis kellene egy kis segítség, ide kattintva letölthetsz egy képzési anyagot, amelyben az időtervezésről és a Gantt-diagramról is szó esik, konkrét példákkal szemléltetve.
7. Indokolt mértékű kiszervezés
És utolsó (költség)hatékonysági szempontként eljutottunk a kiszervezésekhez, amelyeknek indokoltnak kell lenniük a tevékenységekhez és a már rendelkezésre álló erőforrásokhoz képest.
Itt az a lényeg, hogy csak olyan szolgáltatást szervezz ki, amelyet a partnerek egyike sem tud elvégezni, de amelyre feltétlenül szükség van a projekt megvalósításához.
A kiszervezéseknél nem árt észben tartani, hogy az általános útmutató szerint a partnerek nem szervezhetnek ki olyan szakmai tevékenységeket, amelyeknek a megvalósítására be lettek vonva. Szakmai tevékenységet csak a főpályázó szervezhet ki.
Összegzésképpen
A Hatékonyság a POCU pályázatok értékelésének harmadik fő kritériuma és 25 pontot ér, amelyből huszat mindenképpen el kell érni ahhoz, hogy a pályázat támogatható legyen.
Ahhoz, hogy a hatékonysági szempontok rendben legyenek:
végezz piackutatást, hogy a költségvetésbe kerülő értékek a piaci árakat tükrözzék,
a tevékenységekhez és a várt eredményekhez képest legyen ésszerű a költségvetés,
a mennyiségek és az egységárak legyenek rendben minden egyes tételnél,
legyen korrekt a humán erőforrás tervezés,
az anyagi erőforrások legyenek elegendőek, de ne fölöslegesek,
az időtervezés legyen racionális,
- a kiszervezések legyenek indokoltak.
Na, össze fog jönni a 25 pont? 🙂
Illusztráció: innen.
A lépésről lépésre módszer, amivel a listaelső pályázatokat írom
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
