7 MySMIS probléma, és ötletek, hogy hogyan oldd meg (I. rész)

Többen jeleztétek, hogy a POCU pályázatírás egyik legnagyobb kihívása a MySMIS rendszer. Mert bonyolult, sok helyen logikátlan és rettenetesen időigényes. Volt aki panaszkodott arra is, hogy emiatt nem sikerült időben leadni egy-egy pályázatot. Az elmúlt hónapokban egy régi ügyféllel három POCU pályázatot is sikerült leadnunk, technikai problémák nélkül, határidőre, sőt, bőven határidő előtt.

 

Ebben a bejegyzésben összegyűjtöttem nektek a leggyakoribb MySMIS gondokat, és azt is, hogy hogyan oldottuk meg.

 

1. Én csak írom a pályázatot, nem tudok belépni a MySMIS rendszerbe

 

Ugye, te nem úgy írod a pályázatot, hogy még nem is láttad, milyen a MySMIS rendszer belülről? Igen, tudom, van útmutató arra vonatkozóan, hogy hogyan kell kitölteni a pályázati e-formanyomtatványt, abból látszik a lényeg, de ha nem lépsz be a rendszerbe, nem biztos, hogy az útmutató alapján rájössz a részletekre.

 

Nem fogod tudni, hogy a például az eredményeket egyenként kell feltölteni, és minden egyes altevékenységhez legördülő listából hozzárendelni.

 

Azt sem fogod tudni, hogy a legördülő listában csak az eredmény sorszáma lesz benne, és 25-30 eredménynél szerintem kizárt, hogy fejből tudd, melyik mit takar. És azt sem fogod tudni, hogy melyik cella hány karaktert bír el. Vagy azt, hogy melyik fejeztenél nincs felső határ.

 

Vagy nem fogod tudni azt sem, hogy a költségvetés feltöltésénél milyen költségkategóriák, és ezen belül alkategóriák közül válogathatsz. Hogy azt ne is mondjam, hogy azt sem fogod tudni, milyen extra információkat kérnek az önéletrajzokhoz.

 

Pedig ha mindezt előre tudnád, eleve úgy írhatnád a pályázatot, hogy amikor fel kell tölteni a rendszerbe, akkor már tényleg csak feltölteni, és ne újratervezni kelljen. Pláné ne határidő előtt két nappal.

 

Rendben, de én csak írom a pályázatot, nem én vagyok a hivatalos képviselő – monhatod.

 

És igen, valóban nem tudsz magánszemélyként, csak úgy kíváncsiságból belépni a rendszerbe.

 

De ha tanácsadóként valakinek írod a pályázatot, és mondjuk a hivatalos képviselő a segítséged nélkül létrehozta a pályázó intézmény profilját, akkor sem teheted meg, hogy te magad nem lépsz be.

 

Ha egy intézmény regisztrál a rendszerben, kap egy kódot, aminek a neve: Cod înrolare. Ez egy 6 számjegyű kód és csak az intézmény hivatalos képviselője látja, mert ő az, akinek a fiókjából hozzá lehet férni az intézményi adatokhoz, egészen pontosan ott kell kitölteni ezeket és automatikusan oda rendeli a rendszer az azonosítót.

 

Kérd el ezt a kódot és miután létrehoztál magadnak egy MySMIS fiókot, az Înrolare la o persoana juridică opció segítségével kérj hozzáférést az intézmény pályázataihoz. Itt meg kell adnod a hatjegyű kódot és hozzá kell járulnod ahhoz, hogy a rendszer elküldje a nevedet és az e-mail címedet az adott intézmény hivatalos képviselőjének (vagy a meghatalmazottnak, attól függ, ki kezeli a fiókot).

 

mysmis-inrolare-la-o-persoana-juridica

 

A hozzáférést a pályázat leadása után visszavonhatják tőled, ha az együttműködés nem folytatódik. És most, hogy már van hozzáférésed a rendszerhez, nézzük, mi van odabent, és mire van orvosság.

 

2. Hova írjam a partnerségre vonatkozó információkat?

 

Úgy látom, az az általános tendencia, hogy a projektet megvalósító partnerség minőségére sok pontszámot szánnak az értékelésnél.

 

A Romania Start Up Plus és a Diaspora Start Up kiírásoknál például 6 pontot ért ez a szempont, de a szakmai gyakorlatos kiírásnál is 3 pontot lehet kapni arra, ha világos le van írva, hogy a partnereknek honnan van meg a feladatkörüknek és célcsoport igényeinek megfelelő szakmai tapasztalata.

 

De a partnerség nem csak pontszám kérdése, van néhány jogosultsági szempont is, ami ehhez kapcsolódik. Többek között az is, hogy a pályázatból kiderül-e, melyik partnernek pontosan mi a feladata, különösen, ha egy altevékenységet több partner bevonásával valósítanak majd meg.

 

Jó, értem, fontos, hogy minden partner szerepét, tapasztalatát, miegymását részletesen, külön-külön leírjam, de hova? – kérdezheted.

 

És igazad van, mert ha ránézel az on-line formanyomtatványra, azt látod, hogy minden partnerszervezetnek van nagyjából 1750 karaktere, hogy mindezeket a részleteket megadja, a Descrierea structurii grupului részben.

 

És van még a korábbi projektekre vonatkozó rész, ahol lehet arról is írni, hogy egy-egy projekt miért és hogyan releváns a mostani projektben betöltött szerepek szempontjából.

 

Ez a két rész, ha jól belegondolsz, édeskevés ahhoz, hogy részletesen bemutasd, melyik partner konkrétan mit fog csinálni a projektben, miért pont azt, milyen korábbi tapasztalata van, hogyan felel meg a működési kapacitásra vonatkózó követelménynek, és ha van olyan az adott kiírásnál, a technikai kapacitás követelményeinek.

 

Gondolom teljesen világos, hogy a formanyomtatványban minderre nincs hely, és abból, hogy kevés hely van, nem fogsz arra a következtetésre jutni, hogy az értékelők beérik majd kevéssel.

 

Elmondom, milyen megoldást találtam erre a problémára. Lehet, hogy te is gondoltál erre, mert elég egyszerű és kézenfekvő.

 

Van a kötelező mellékletek között egy indoklás, amelyben arról kell írnod, hogy mi a partnerség hozzáadott értéke. Ez a Nota justificativă privind valoarea adaugată a parteneriatului. Az általános útmutató tesz is utalást arra, hogy ebben a partnerek közötti feladatmegosztásról is kell írni.

 

nota-justificativa

 

Ehhez a melléklethez nincs kötelező formanyomtatvány, ami lehet kényelmetlen (mert mégis akkor mit írjunk bele), de lehet jó is (mert hurrá, akkor azt írunk bele, amit csak akarunk).

 

Én a hurrás megoldást választottam és ezt a mellékletet használtam arra, hogy részletesen bemutassam, hogyan felel meg a partnerség az összes jogosultsági és tartalmi szempontnak.

 

A következő fejezeteim lettek:

 

  • Administratorul schemei de antreprenoriat (ez csak akkor kell, ha a pályázati kiírás ilyen jellegű)

  • Valoarea adaugată a parteneriatului:

 

Minden partnernek betettem egy-egy külön alfejezetet, és leírtam pontokba szedve, hogy milyen előnyei vannak, amelyekkel értékesebbé teszi a projektet.

 

Például megvalósított már vagy hat hasonló projektet és nem gond neki a magas költségvetésű projektek kezelése, vagy kiterjedt kapcsolati hálója van, ami hasznosítható a projektmegvalósítás során, vagy több mint tíz éve nyújtja azt a szolgáltatást, amelyet a projektben is nyújtani fog és ehhez van szakmai háttéranyaga, többféle módszertana, szakértői bázisa.

 

Ide írtam be azt is, hogy az adott partner rendelkezik a megfelelő anyagi erőforrásokkal, és ennek megfelelően milyen helyszínt és milyen eszközöket fog biztosítani a projekt számára és mindezt pontosan mire.

 

  • Rolul partenerilor în implementarea proiectului:

 

Ebbe is tettem külön alfejezetet minden egyes partnernek, és vettem egyenként az összes altevékenységet, amelyben az adott partner részt vesz, és leírtam, hogy mi lesz a feladata és milyen szakértőket ad ehhez. Ha több partner is részt vett egy altevékenység megvalósításában, hasonló feladatokkal és szakértőkkel, leírtam, hogy mi az alapja a munkamegosztásnak (pl. regionális munkamegosztás, szektoriális munkamegosztás).

 

  • Selecția partenerilor:

 

Itt vagy utaltam a kiválasztási procedúrára, amely állami intézmények és önkormányzatok számára a törvény által szabályozott, vagy, ha a főpályázó magánjogi intézmény, pontokba szedve leírtam, milyen szempontok szerint választotta a partnereit.

 

Ebből a fejezetből készült külön melléklet is, és magánjogi főpályázónál fel lehetett tölteni Procedura selecție parteneri gyanánt, ami kötelező melléklet mindenkinek, annak ellenére, hogy kötelező procedúra csak az állami szférából származó főpályázóknak van.

 

  • Capacitatea financiară a partneriatului:

 

Ez mindössze egy táblázat, öt oszloppal: partnerszervezet megnevezése, szervezet típusa, bevételek az elmúlt 3 lezárt pénzügyi évben, igényelt támogatás értéke, pénzügyi kapacitás számításánál alkalmazott algoritmus.

 

  • Capacitatea operațională a partneriatului:

 

Ez a fejezet arra jó, hogy minden egyes partnernél elemezd, megvan-e a szükséges szakmai előélete.

 

  • Respectarea condițiilor de capacitate tehnică: (ez is csak akkor kell, ha a pályázati kiírásban van ilyen feltétel)

 

Igen, tudom, azt mondod, ez őrületes nagy munka (ezek a mellékleteim 20-40 oldalasak lettek mind), de egyrészt így van alkalmad végiggondolni, hogy minden szempontból rendben van-e a partnerség, és – remélhetőleg – kiszúrhatod időben a hibákat, ugyanakkor le is írhatod, mintegy indokolva és az értékelőket irányítva, hogy a partnerség hogyan felel meg minden egyes kritériumnak.

 

Hát nem jobb, mint utólag izgulni? 🙂

 

3. Annyi részletet kérnek, de nincs hely mindennek

 

Egyrészt igen, sok részletet kérnek, és sok helyen érthetetlenül szigorú a terjedelmi korlát. Másrészt pedig de, van hely mindennek, csak szervezés kérdése. 🙂

 

Ott van például a Relevanță rész, ahol mindössze 1750 karakterben kellene leírni részletesen, hogy a projekt hogyan igazodik 5 különböző ágazati stratégiához.

 

Vagy ott van a Metodologie rész, ahol 10500 karakterben le kellene írni, hogy milyen módszertan alapján valósulnak meg az egyes altevékenységek, hogyan zajlik a projektmenedzsment, hogyan történik a célcsoport azonosítása, kiválasztása, bevonása, vagy hogyan felel meg a projekt kötelező nyilvánossági feltételeknek.

 

És akkor még nem is beszéltünk arról, amire pontszám is szokott járni (már ahol jár), például a projekt belső monitoringjáról vagy a projektkoordináció módszereiről.

 

Ó, és azt sem mondtam még, hogy nincs is olyan fejezet, ahol a speciális témákhoz való kapcsolódást lehetne bemutatni. Például a szociális innovációs megoldásokat, vagy az IKT-eszközök használatát.

 

A helyproblémát két módszerrel tudod orvosolni:

 

  1. Nem írsz ékezetekkel.

  2. Átszervezed az információkat, és oda írsz, ahol hely van.

 

Oké, de hol van hely?

 

Mondom:

 

Hely van az általános célkitűzésekre vonatkozó fejezetben. Itt ugyanis nincs terjedelmi korlát, annyit írsz, amennyit szeretnél. Az általános célokon és egyéb kapcsolódó információn kívül itt lehet írni a szociális innovációs elemekről és egyéb másodlagos témákról. Ugyanide beteheted a részletes relevanciaelemzést, amelyben leírod, hogy az egyes stratégiákhoz hogyan kapcsoldódik a projekt.

 

A relevanciaelemzést teheted a Context részhez is, ha befér, bár itt van terjeledmi korlát is.

 

Van hely a célcsoportra vonatkozó fejezetben is (Grup țintă). És ezt érdemes is kihasználni, és mindent, ami a célcsoportra vonatkozik, rendszerezetten, részletesen bemutatni. Ide átveheted a módszertanra vonatkozó részből mindazt, ami a célcsoportra vonatkozik, és ha készült előzetes igényfelmérés, akkor azt itt bemutathatod részletesen, mert ahol eredetileg kérik (Justificare), ott nincs túl sok hely.

 

mysmis-grup-tinta

 

Az agyonzsúfolt módszertani részből ide-oda átemelhetsz információt, például az altevékenységek leírásánál kihasználhatod az egyenként 10500 karaktert arra, hogy oda írj le minden megvalósítással kapcsolatos részletet.

 

Vagy ha már úgyis be kell tenned egy külön altevékenységet, ahol elszámolhatod a projektmenedzserrel kapcsolatos költségeket, akkor írd le ott a projektemendzsmenthez kötődő infókat.

 

És az indirekt költségekhez kapcsolódó altevékenység részlezésénél írd le, hogy a menedzsment csapatban kinek mi dolga lesz, illetve milyen nyilvánossági intézkedéseket tervezel.

 

Na ugye hogy van hely? 🙂

 

Ezekről lesz szó a következő részben:

 

  1. Nem értem, hogyan kell feltölteni a költségvetést!

  2. Nem értem, hogy mi a teendő a munkaköri leírásokkal és a CV-kkel!

  3. Melyik partnernek mit kell aláírnia?

  4. Hova és hogyan töltsem fel az indirekt költségeket?

 

Jöhet? 🙂

 

Hasznosnak találtad? Le ne maradj a többiről. Légy résen és kövess a Facebook-on is!

 

Illusztráció: Vladan Nicolic via Behance.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .