7 MySMIS probléma megoldási javaslatokkal – III. rész: CV-k és munkaköri leírások

A POCU pályázatok egyik legfontosabb része a humánerőforrás terv. Hogy mégis mennyire fontos? Elég csak ránézni az értékelési szempontrendszerre, és rögtön kiderül. A szakmai gyakorlatos kiírásnál például:

 

  • ha a menedzsment csapat és a projektcsapat mérete a tevékenységekhez, az eredményekhez és a célcsoport méretéhez viszonyítva megfelelő (értsd: pont annyi szakértő van, amennyi a projekt megvalósításához szükséges) – 3 pont,

  • ha részletesen leírtad minden egyes szakértőtípus esetében a munkakör követelményeit – vagyis a szükséges végzettséget, szakmai tapasztalatot, kompetenciákat, idegennyelv-ismeretet – további 3 pont,

  • ha részletesen leírtad minden egyes szakértő esetében a kapcsolódó feladatokat, további 3 pont.

 

Ez 9 a 100-ból, amit alapos tervezéssel nem nehéz megszerezni. De hogyan írd bele a pályázatba az összes szükséges információt? És hogyan tervezz úgy, hogy a MySMIS-nek is megfeleljen?

 

Mielőtt átnézzük a MySMIS-szel kapcsolatos kérdéseket, pár szóban gyorsan elmondom, hogy:

 

Mire figyelj a humánerőforrás-tervezésnél?

 

  • A szakértői pozíciókat már az altevékenységekkel egyidőben tervezd meg. Az altevékenységek leírásába foglald bele azt is, hogy a megvalósításhoz milyen szakértők kellenek, melyikből hány darab és melyik partner(ek) részéről.

  • A szakértőket gyűjtsd egy tervezőtáblába, amelyben minden HR-információt gyűjtesz, a bérköltségeket is. Hogy milyen oszlopai lehetnek egy ilyen tervezőtáblának, arról már korábban is írtam, katt és nézd meg a negyedik pontot.

  • Ahogy kezd véglegessé válni egy-egy altevékenység humánerőforrás-igénye, láss hozzá a munkakörök tervezéséhez. Ehhez használd azt a struktúrát, amit a MySMIS rendszer kér, de ne munkakörönként külön dokumentumban, hanem egy táblázatban (így könnyebben kezelhető, javítható), a következő oszlopokkal: munkakör megnevezése, szakértő neve, COR kód, feladatok (1024 karakter / szakértő), végzettség, szakmai tapasztalat, kompetenciák, idegennyelv-ismeret, munkaköri leírás (van/nincs), CV (van/nincs).

  • Kezdd el időben bekérni az önéletrajzokat azoktól a szakértőktől, akiknek ez kötelező. Ilyen szakértők alapból a projektmenedzser és a partnerek koordinátorai, de kiírásonként szükséges lehet még más pozíciókhoz is. Fontos, hogy a szakértők olyan formátumú és tartalmú CV-t küldjenek, amely használható a feltöltésnél és nem kell még extra kutatómunkát is végezned a kiegészítő információkért.

  • Mielőtt véglegesíted a munkaköri leírásokat, minden partnernek küldd el a saját táblázatát azzal a kéréssel, hogy egyenként nézze végig a munkaköröket, és gondolja át, fog-e tudni szakértőket biztosítani a minimális követelményeknek megfelelően.

 

És most nézzük, mivel szembesülsz a MySMIS rendszerben, és hogyan tervezz úgy, hogy ne utolsó percben kelljen kapkodni a kiegészítő információkért:

 

Kinek és milyen formátumú önéletrajz kell?

 

A POCU általános útmutató szerint az önéletrajz kötelező melléklet a projektmenedzser és a partnerek koordinátorai esetében. És azt, hogy kötelező, jó, ha komolyan veszed, mert jogosultsági feltétel. Ha a mellékletek közül az önéletrajzok hiányoznak, a pályázat formahibás lesz és rögtön az első jogosultsági szempontnál kiesik:

 

 

Oké, tehát az önéletrajzokat muszáj mellékelni. De hogyan? A pályázati útmutatók utasításai sokszor nehezen értelmezhetők, nem világos, hogy mi kell, mi nem kell.

 

A CV-k esetében két feltöltésről beszélünk:

 

Egyrészt az önéletrajzot fel kell töltened pdf formátumban, kézzel aláírva, keltezve, illetve a feltöltő partner digitális aláírásával ellátva a Resurse umane implicate részben:

 

 

Régebbi kiírások esetében a Solicitant részhez is fell kellett tölteni az önéletrajzokat is, az újabb kiírásoknál ez már nem jellemző. Mindig úgy járj el, ahogy az adott kiíráshoz kapcsolódó útmutatások kérik!

 

Az önéletrajzot nem önmagában, hanem az igazoló mellékletekkel együtt kell feltölteni. Igazoló mellékletek lehetnek a munkaköri leírásban kért végzettséget igazoló oklevelek, bizonyítványok, a szakmai tapasztalatot igazoló ajánlások, munkaszerződések, egyéb szerződések.

 

Jó, ha az önéletrajzban szereplő összes fontosabb információ igazoló dokumentumát mellékeled, de tartsd szem előtt a célt: ezeket azért kell beküldeni, hogy az értékelők megállapítsák, a javasolt szakértő megfelel-e az adott pozíció követelményeinek.

 

Így ha az önéletrajzodban szerepel az idegennyelv ismeretnél, hogy perfekt beszélsz angolul, franciául és japánul, de a munkakör betöltéséhez nem szükséges idegennyelv ismeret, nem probléma, hogy a Cambridge vizsgád bizonyítványát sehol sem találod. 🙂

 

Ha viszont a munkaköri leírásban 5 év szakmai tapasztalat szerepel hasonló projektek menedzsmentjében, akkor azt az 5 évet mindeképpen igazolni kell!

 

Tehát akkor mit töltesz fel pdf fájlként a Resurse umane implicate részhez, az oldal legalján, a feltöltő modul használatával?

 

Minimum a projektmenedzser és a partnerek koordinátoriainak önéletrajzát ÉS a kapcsolódó igazoló dokumentumokat. Az a legjobb, ha egy szakértőnek egy dokumentumot töltesz fel: CV, diplomák, oklevelek, szakmai tapasztalatot igazoló dokumentumok.

 

Mire figyelj feltöltés előtt?

 

  • Az önéletrajz formátuma legyen Europass, legyen keltezve és szerepeljen rajta a tulajdonos aláírása MINDEN OLDALON.

  • MINDEN igazoló dokumentum legyen aláírva és szerepeljen rajta, hogy “Conform cu originalul”.

  • Egy szakértő CV-je és a kapcsolódó dokumentumok legyenek lehetőség szerint egyetlen .pdf dokumentumba szkennelve, és a feltöltő partner tegye rá a digitális aláírást.

 

És a pdf verzióval meg is lennénk.

 

Másrészt, az önéletrajzokat a MySMIS beépített táblázata szerint is fel kell tölteni, és nincs mit szépíteni, ez a munkásabb rész.

 

Mit kell tenned? Maradsz a Resurse umane implicate fejezetnél, és felveszel a táblázatba egy új pozíciót:

 

 

Amikor az Adaugă gombbal hozzáadsz egy új munkakört, megjelenik a fent látható felugró ablak.

 

Itt be kell jelölnöd a Fișa postului és Curriculum Vitae opciókat is, mert csak így tudsz munkaköri leírást és a CV-t feltölteni az adott szakértőnek.

 

Ezen a ponton kötelező megadni a munkakör megnevezését és a kapcsolódó COR kódot, amit egy legördülő listából választasz ki. Ha úgy készítetted el a munkaköri leírásokat tartalmazó táblát, ahogy a bejegyzés elején mutattam, ez gyorsan fog menni, bárki tölti is fel az információkat ebbe a részbe.

 

A Curriculum Vitae opció bejelölésével további cellák jelennek meg: Nume, Prenume, Data nașterii, Țara, ezeket is mind meg kell adni.

 

Ha minden adatot megadtál, ez lesz az eredmény:

 

 

A továbblépéshez a Fișa post és C.V. füleket használod, mindig arra váltasz, amelyiket fel szeretnéd vezetni a rendszerbe. Ha a C.V. fülre kattintasz, ez a ablak fogad:

 

 

Ide kell felvezetni a CV-ben található információkat.

 

Ahhoz, hogy ez a munka gyorsan menjen, a következőket tedd:

 

  • Kérj be minden CV-t szerkeszthető formátumban is.

  • Csak akkor tekints véglegesnek egy CV-t, ha látod, hogy a benne található infomációk igazolják, hogy az szakértő megfelel a munkaköri leírásban megadott feltételeknek és mindezt tudja is különféle papírokkal igazolni. Igen, ehhez előbb lennie kell egy végleges munkaköri leírásnak. 🙂

  • Úgy kérd kitölteni a CV-ket, hogy a feltöltséhez szüksége összes apró információ meglegyen bennük. A MySMIS CV-formátumot figyelembe véve készíthetsz egy mintát is segítségül.

 

Kinek kell munkaköri leírás és milyen formátumban?

 

Az első válasz viszonylag egyszerű: mindenkinek. Vagy ha árnyalni akarjuk, minden olyan szakértőnek, akinek CV is kell, illetve minden más munkakörnek is.

 

A munkaköri leírásokkal kapcsolatban jellemzően két ponton szoktak felmerülni kérdések:

 

  1. Tényleg minden egyes munkakörhöz külön fel kell tölteni a munkaköri leírást?

  2. Ténlyeg minden munkaköri leírás esetében a táblázatos feltöltés mellett kell a pdf változat is?

 

A legtöbb POCU pályázati kiírásnál ez vagy ehhez hasonló az utasítás:

 

 

Vitatható, hogy ez az utasítás pontosan mit jelent, így ha biztosra szeretnél menni, a következőket tedd:

 

Alapból minden egyes szakértői pozícióhoz készíts munkaköri leírást. Ha külön kezeled az egyes pozíciókat, könnyebb lesz ezt a részt összehangolni a bérköltségekkel és ezzel sok költségtervezési hibát kivédhetsz.

 

DE: ha ugyanabból a pozícióból van 6 teljesen azonos, kezelheted egyben az egészet, de a munkakör megnevezése után írd be zárójelbe, hogy 6 persoane.

 

És mi van akkor, ha a munkakörök csak részben, mondjuk úgy 99%-ban azonosak?

 

Ha a munkakörök csak részben azonosak, de apró részleteikben eltérnek (például más-más partnerhez kapcsolódnak, egy részüknél van egy-egy eltérő vagy plusz feladat, más-más régióban végzik a munkát, más-más évszám szerepel a szakmai tapasztalatnál), akkor ezeket a pozíciókat inkább szedd szét.

 

Nézzünk egy konkrét példát:

 

Adott egy képzési tevékenység 6 képzővel, egyetlen képzési programmal. Ha a hat képzőnek csak részben azonosak a feladatai és a kapcsolódó munkaköri követelményei – például 3 képzőt a főpályázó delegál a nyugati régióba és hármat a partner az észak-nyugati régióba – akkor van 6 képzőnk, de két munkakörünk, és ehhez kapcsolódóan két munkaköri leírásunk:

 

 – Formatori regiunea Vest (3 persoane, Lider),

 

– Formatori regiunea Nord-Vest (3 persoane, Membru 1).

 

De ha ugyanebben a példában a 6 képzőt mind a főpályázó delegálja és semmiben nem tér el a hat képző munkaköre, akkor van hat képzőnk és egy munkakörünk, vagyis:

 

– Formatori (6 persoane, Lider).

 

Vagy ha ugyanennél a példánál maradva a 6 képző 6 különböző szakterületet fedne le, és ehhez különféle területen kérnénk a képzés témájához kapcsolódó szakmai tapsztalatot a képzői tapasztalat mellé, akkor a 6 képzőnek 6 különálló munkaköri leírása lenne, eltérő szakmai követelményekkel:

 

– Formator 1 (Lider)

– Formator 2 (Lider)

– Formator 3 (Lider)

– Formator 4 (Lider)

– Formator 5 (Lider)

– Formator 6 (Lider)

 

Miért javaslom ezt a logikát, annak ellenére, hogy több és alaposabb munkát igényel?

 

Azért, mert ha nem arra figyelsz, hogy minél egyszerűbben megoldd a munkaköri leírások kérdését, hanem arra, hogy minden a lehető legáttekinthetőbb és érthetőbb legyen az értékelőknek, akkor nagyobb eséllyel kapsz magasabb pontszámot a humánerőforrás tervre és a megvalósításnál is egyértelmű lesz, hogy melyik partner milyen szakértőt biztosít, mire és mennyi időre.

 

A pdf formátumban feltöltött munkaköri leírásokat igazítsd a táblázatos munkaköri leírásokhoz, tehát ahány munkaköri leírás van a táblázatos formában, annyi legyen pdf formátumban is, hogy ne zavard össze az értékelőket.

 

A projektmenedzsert segítő szakértőnek kell munkaköri leírás?

 

Az értékelési szempontoknál láthattad, hogy a projektcsapat összetételét is pontozzák, így valahol a pályázatban a menedzserasszisztens, a pénzügyi felelős és a többi hasonló szakértő munkakörét is fel kell tüntetni.

 

Ezt megteheted a pályázat leíró részeiben, például a módszertani részben (Metodologie), vagy abban az altevékenységben, amelyet az indirekt költségek elszámolására tettél be. És ha ezek a munkaköri leírások úgyis megvannak, miért ne töltenéd fel a Resurse umane implicate részhez is?

 

A külső szakértőknek kell munkaköri leírás?

 

A külső szakértők bevonása kiszervezésnek minősül, és mint olyan, esetükben feladatmeghatározás szokott kelleni, nem munkaköri leírás.

 

Mégis ők is szakértők, és a szerződési formától függetlenül ezekhez a pozícióhoz is kapcsolódnak feladatok és minimális követelményeket is. Így a két dokumentum – a munkaköri leírás és a feladatmeghatározás – tartalmilag ugyanaz, csak a megnevezés más, mert más-más a szerződési forma.

 

Tehát akkor legyen munkaköri leírás vagy ne legyen?

 

A lényeg, hogy a pályázatban benne legyenek a külső pozíciók feladatai és minimális követelményei. Hogy hol? Mivel kiszervezésről beszélünk, a költségvetéshez árajánlat is fog kelleni, és a feladatmeghatározás szerepelhet abban.

 

De mi van a projektmenedzser munkáját támogató szakértőkkel akkor, ha ezek külső szakértők?

 

Itt nem fog működni az árajánlatos megoldás, mert az indirekt költségeket a pályázat költségvetésében nem kell lebontani, nem kell indokolni, egyetlen tételben kell megadni partnerenként. Ettől függetlenül jogos elvárás a pályázótól, hogy a pénzügyi vezető vagy a menedzserasszisztens feladatait és követelményeit (vagyis minimális végzettség, szakmai tapasztalat, kompetenciák, idegennyelv-ismeret) határozza meg ebben az esetben is.

 

Mit tehetsz? Hol a helyük ezeknek az információknak a pályázatban?

 

Három lehetőséget látok:

 

  • Ha marad hely, ezek a leírások mehetnek a Metodologie fejezethez, a kitöltési útmutató szerint leginkább itt a helyük:

 

 

  • Ha a Metodologie fejezetnél nem marad hely – mert azért sok más részletet is meg kell ott adni – akkor megoldás lehet az indirekt költségek elszámolására beszúrt altevékenység leírása (az altevékenység megnevezését lásd alább):

 

 

  • És harmadik lehetőségként marad a Resurse umane implicate rész, de ha ide teszed be a kiszervezett menedzsment pozíciókat, a megnevezéssel együtt feltétlenül jelezd, hogy ez külső szakértői munkakör, vagyis például: Asistent manager (personal extern).

Következtetésképpen

 

A projekt humánerőforrás-terve túl fontos rész ahhoz, hogy időhiányra és megengedőnek tűnő kitöltési útmutatásokra hivatozva összecsapd és csak túl légy rajta. Minden szakértői pozíció feladatait és minimális követelményeit alaposan tervezd meg, és – a 100%-ban azonos munkaköröket leszámítva – tölts fel külön munkaköri leírást az összesnek.

 

Indulhatsz is megvalósítani! 🙂

 

Az előző részeket olvastad már?

 

 

Ha tetszett a bejegyzés, kövess a Facebook-on is!

 

Illusztráció: Vladan Nicolic via Behance.

Bagoly Ildikó

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..