A pályázatírás alapjai – a jó monitoring rendszer

Mit írjak a pályázatba a projekt monitorizálásáról? Egyáltalán, mi az, hogy monitorizálás? Pontosan mit monitorizálunk és hogyan?

 

Pályázatok értékelése és véleményezése során sokszor látom, hogy a pályázatírás egyik fekete foltja a monitorizálás. Írni kell róla, pontszámot is ér, de nem teljesen világos, hogy mi ez és melyik végéről kellene megfogni. Ebben a bejegyzésben segítek megérteni, hogy miről van szó, és adok pár szempontot a projekted monitoring rendszerének megtervezéséhez.

 

Monitoring rendszer? Az meg mi?

 

Kezdjük az elején… A monitoring azt jelenti, hogy nyomon követek valamit. Rendszeres időközönként figyelem, hogyan alakul, és az így kapott adatokat és információkat leírom, hogy aztán következtetéseket vonjak le belőlük. Ebből következik, hogy a monitoring célja az adatgyűjtés. Olyan adatok gyűjtése, amelyeket fel tudok használni az értékelésnél.

 

Hogy egy hétköznapi példával éljek:

 

Mondjuk fogyókúrázom, és hogy lássam, mennyire hatékony, minden egyes nap leírom, melyik étkezénél mit és mennyit ettem, aznap mennyit mozogtam, és amikor reggel ráálltam a mérlegre, hány kilót mutatott. Ezt a folyamatot minden nap ugyanúgy megismétlem és az adatokat egy táblázatba gyűjtöm.

 

Vagyis: a fogyókúrás programomat monitorizálom, hogy aztán értékelni tudjam az eredményeket.

 

Minderre van egy monitoring rendszerem, ami a nyomonkövetési folyamatok és eszközök összessége, és ezek az alkatrészei:

 

  • a fogyókúrás program (pl. Atkins diéta és edzésterv),

  • az ezzel szemben támasztott elvárásaim (pl. 1 hónap alatt fogyjak 3 kilót),

  • a részletek, amelyeket követek (pl. étkezés, mozgás, napi testsúly),

  • és az eszköz, amit használok (pl. egy monitoring tábla, amibe a napi értékeket rögzítem).

 

Minek egy projektnek monitoring rendszer?

 

Első hallásra úgy tűnhet, hogy ez megint valami fölöslegesség, amivel a pályázatírókat megnyomorítják, de erről szó sincs. A sikeresen megvalósított projektek egyik közös vonása a jó monitoring rendszer, ami lehetővé teszi, hogy kontroll alatt tartsd a dolgokat és ne a projekt végén kapj szívinfarktust, mert semmi sem a tervek szerint alakult.

 

Gondolj csak bele! Elég egy közepes méretű projekt ahhoz, hogy akár több tucat szakértővel is együtt kelljen működni. Ha a projektnek jó a monitoring rendszere, amikor megkérdezed a projektmenedzsert, hogy a 66. számú szakértő egy adott munkanapon reggel 8:30 és 11 óra között mit csinált, fél percen belül le tudja venni a polcról a mappát, amelyből kiderül.

 

De lehetnek komplex tevékenységek is, amelyeket képtelenség rendszer nélkül szemmel tartani. Ilyen például egy tananyagfejlesztés. Ha jól monitorizálod, a koordinátor bármikor meg tudja mondani, hogy a 14 tananyag 75 modulja közül melyik van a fejlesztőknél, melyik a lektornál, melyik a fordítónál, melyik a korrektornál, melyik nyomdában. Ezt próbálnád meg mind észben tartani…

 

Hogy ne vessz el az részletek között, kell egy segítség, és ez a jó projekt monitoring rendszer. Amikor egy pályázatba kérik leírni, hogyan fog zajlani a projekt monitorizálása, az azért van, mert a támogató látni szeretné, meg tudsz-e bírkózni majd a részletekkel.

 

Tervezni kell

 

Mielőtt le akarnád írni a pályázatba, hogy milyen lesz a projekt monitoring rendszere, nem tehetsz mást, mint hogy megtervezed. De hogyan? Nézzük, milyen területekre terjedhet ki a nyomonkövetés, és hol milyen eszközöket használhatsz:

 

Kövesd a szakértőket

 

Ha akár egyetlen napot is dolgoztál már egy bonyolultabb projektben, tudod, hogy ugyanazon a projekten több tíz, de akár több mint száz ember is dolgozhat. A projektmenedzsment tagjai, koordinátorok, képzők, fejlesztők, tanácsadók, külső és belső munkatársak, akik napi / heti / havi bizonyos órában egy-egy tevékenységben feladatokat látnak el.

 

Ne legyen száz szakértő a projektedben, elég csak tíz is, hogy alapból ne tudd, melyikük éppen mit csinál. Nyomon kell őket követni, és ezt a következő eszközökkel teheted:

 

  • Minden szakértőnek kell munkaköri leírás, ebből derül ki, hogy kinek mi a teendője. Innen indulunk, ez lesz az alapja a nyomonkövetésnek.

  • A szakértőket be kell számoltatni, ehhez kell a havi beszámoló, amelyben például a következőket rögzítik: szakérő neve, beosztása, szerződés száma, alkalmazó, az adott hónapban végzett munkafeladatok, ezek eredményei, az egyes feladatokra fordított munkaóra.

  • A bérek, szakértői díjak elszámolásához is szükséges, de egyébként is hasznos a jelenléti ív (pontaj). Ez lehet egy táblázat, amelyben minden munkanap egy sor, a szakérőnek azt kell beírnia, hogy melyik nap hány órát dolgozott, esetleg milyen projekttevékenységen.

  • A szakértők tevékenységét szakmai dokumentáció (projekttől függően például az elkészült tananyag, elemzés, tanterv stb.) is igazolja, de itt már nem csak a szakértőt, hanem a projekttevékenységeket is nyomon követjük.

 

Kövesd a tevékenységeket

 

A projekttevékenységek akkor követhetők, ha dokumentáljuk őket. Hogy a projektnek milyen dokumentációs rendszere lesz, az attól függ, hogy mik a projekttevékenységek. Nézzünk pár tevékenységtípust:

 

  • Képzési tevékenység: ha akkreditált képzésről van szó, akkor a vonatkozó szabályozások által előírt dokumentáció, ha nem, akkor minimum: órarend, képzési tananyag, jelenléti ív, fotódokumentáció, vizsgadokumentáció, hallgatói elégedettségi kérdőív, a képzést értékelő más anyagok, a képző szöveges beszámolója, a gyakorlati órákon készült anyagok stb.

  • Tanácsadási tevékenység: tanácsadási folyamatleírás, jelenléti ív, tanácsadási napló (egy adott személy mikor vett részt tanácsadáson, hány órát, miről volt szó, milyen eredmények születtek stb.), a tanácsadás eredménye (pl. szakmai önéletrajz, üzleti terv, termékfejlesztési stratégia stb.).

  • Foglalkoztatási tevékenység: az új munkahelyek létrehozását igazoló dokumentumok (pl. határozat, szervezeti ábra stb.), a toborzás-kiválasztás dokumentumai (pl. leadott jelentkezési dossziék, a kiválasztási folyamat dokumentumai), az alkalmazott személyek munkaszerződései, munkaköri leírásai, jelenléti ívei, fizetéspapírjai stb.

 

Kövesd a célcsoportot

 

Humánerőforrás-fejlesztési projekteknél minden a célcsoport körül forog, mert ők azok, akiket tanítasz, akiknek tanácsot adsz, hogy elindítsák a vállalkozásukat, akiknek segítesz munkát találni, akiket szociális szolgáltatásokban részesítesz, és így tovább. Ezért nagyon fontos, hogy a projektben részt vevő személyeket egytől egyig nyilvántartsd.

 

Itt is előfordulhat, hogy a támogató meghatározza, ezt milyen formában tedd. POCU projekteknél például van célcsoport adatbázis, és abban a személyes adatoktól a munkaerőpiaci státuszon át nyilván kell tartani mindent, egészen addig, hogy melyik személy melyik indikátor teljesüléséhez járul hozzá.

 

Ha nincs semmiféle előírás, akkor minden résztvevőnek kell minimum egy egyéni dosszié a bekért személyes dokumentumokkal. Projektfüggő, hogy mik ezek a személyes dokumentumok, egy munkanélkülieket célzó képzési tevékenységben részt vevő személynél lehet például: beiratkozási kérvény, személyi igazolvány, munkanélküli státuszt igazoló dokumentum, utolsó iskolai végzettséget igazoló dokumentum (pl. érettségi oklevél), bizonyos szakmák esetében orvosi igazolás.

 

Érdekel a többi szempont is? Katt ide és olvasd el a folytatást>>

 

Illusztráció: innen.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .