Bonyolult pályázatot írsz? Az információözönben azt se tudod, hol áll a fejed? Ezt a 3 túlélési tanácsot fogadd meg, és kínlódás helyett élvezet lesz pályázatot írni:
1. Rendszerezd a dokumentumokat és az infókat
Sokan csak a pályázati útmutatót olvassák el, mert azt gondolják, ebben le van írva minden, amit tudni kell.
Pedig nincs.
Egy bonyolult pályázat írása közben 50-100 dokumentummal is dolgod lehet. Egy kiírásnak van specifikus útmutatója, de lehet általános útmutató is, rendelet az elszámolható költségekről, pontosító válaszok, pályázatírási útmutatók, corrigendumok, programdokumentumok.
Vannak témába vágó ágazati stratégiák, fejlesztési tervek, amelyekhez a projektednek kapcsolódnia kell. Vannak vonatkozó jogszabályok, majdnem minden területet szabályoz valamilyen törvény, határozat, rendelet. És vannak korábbi sikeres projektek, gyakorlatokat is, amelyeket nem árt, ha ismersz, mert jó ölteteket „lophatsz” belőlük.
Túlélési tippek
Nyiss egy üres dokumentumot, és miközben olvasod a pályázati kiíráshoz kapcsolódó dokumentumokat, másold ki egy listába az összes szabályt, hogy minden legyen egy helyen.
Figyeld a gyakori kérdésekre adott válaszokat, a corrigendumokat, pontosító válaszokat, és ha valami változik, azonnal javítsd a listádat.
Nyisd meg a pályázati űrlapot (ha on-line űrlap, másolj ki mindent egy dokumentumba), és az egyes részekhez másold be a kitöltési útmutatóból az útmutatásokat, mert az űrlap nem mindig tartalmaz alapból mindent.
Nyiss egy „szakmai háttér” könyvtárat, és ide mentsd be rendszerezve a szakmai háttéranyagokat, stratégiákat, jogszabályokat.
Amikor ezeket olvasod, legyen előtted nyitva a pályázati űrlap, és a megfelelő helyre (pl. Indoklás, Tevékenységek leírása stb.) másolj át mindent, ami használható, de emeld ki valamilyen színnel, hogy tudd, ez még nem a te szöveged.
2. Mindig legyenek kéznél az értékelési szempontok
Mondtam már, hogy a pályázatot az értékelési szempontok alapján írják? 🙂
Elég sok értékelési szempont szokott lenni, és ezt nem lehet észben tartani mind. Pedig ha jót akarsz, egyetlen sort sem írsz le úgy a pályázatba, hogy közben nem tartod szem előtt az értékelést.
Túlélési tippek
Nyisd meg a pályázati űrlapot és az értékelési szempontokat tartalmazó dokumentumot.
Vedd szerre a szempontokat és a pontszámokat, és minden egyes szempontot másolj be a pályázati űrlapnak ahhoz a részéhez, ahová bele kell írnod a vonatkozó infókat.
Én mindig a maximális pontszámnak megfelelő verziót másolom be, hogy lássam, mi felé kell tartani.
Lesz olyan szempont, amit több helyre is bemásolsz, és lesz olyan rész a pályázatban, amelyre több szempont is vonatkozik. Így látni fogod, hogy hol mire figyelj. A kitöltési útmutatót nem eszerint a logika szerint rakják össze, úgyhogy ez egy alapvető túlélési tipp.
3. Készíts tervezőtáblákat
A legtöbb alacsony pontszámmal elutasított pályázatnak az a baja, hogy a projektet rosszul tervezték, és emiatt sok helyen sok pontszámot veszít.
Például: Olyan tevékenységeket tartalmaz a projekt, amelyeknek nincs közük a célokhoz és fordítva. Nincs összhang az eredmények, indikátorok és tevékenységek között. Nem világos, hogy melyik partnernek mi a feladata, milyen a munkamegosztás. Bizonyos fontos költségek hiányoznak, másoknak semmi közük a tevékenységekhez.
Ezek mind jellemző tervezési hibák. De könnyen kivédhetők.
Túlélési tipp 1
Nyiss egy excel dokumentumot a tevékenység alapú tervezéshez, amelynek a következő oszlopai lehetnek:
Konkrét cél
Tevékenység / altevékenység
Hónapok (ez annyi oszlop, ahány hónap)
Partnerek
Eredmények
Indikátorok
Humán erőforrás (melyik partnernek milyen saját szakértője lesz?)
Rendelkezésre álló anyagi erőforrás (melyik partner mit tud biztosítani abból, ami már van neki?)
Anyagi erőforrás (mindenféle szükséges beszerzés, kiszervezések is)
Túlélési tipp 2
Nyiss egy új munkafület a humánerőforrás-tervezéshez, mert ez alapján töltöd majd ki az előző tábla Humán erőforrás oszlopát. A következő oszlopaid lehetnek:
Pozíció megnevezése
Ha kell, szakértő neve
Kapcsolódó tevékenység
Szakmai tapasztalat évszámban kifejezve
Munka kezdő időpontja
Munka záró időpontja
Óradíj
Havi óraszám
Havi bér
Munkakör
Minimális követelmények
Delegáló partner
Túlélési tipp 3
Nyiss egy másik új munkafület a költségtervezésnek, és ebben legyen feltétlenül egy olyan oszlop, hogy Partner, mert így fogod tudni szűrni a költségvetést partnerek szerint.
Szúrj be olyan függvényeket, amelyekkel ellenőrizni tudod, hogy a költségvetésre vonatkozó szabályokat betartottad-e.
Ha ezeket az eszközöket használod, rögtön átláthatóbb lesz minden, és érezni fogod, hogy te irányítod a folyamatot és nem fordítva.
Hajrá és sok sikert!
A lépésről lépésre módszer, amivel a listaelső pályázatokat írom
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
