Egy pályázatíró legvadabb rémálma, hogy a munkája az elutasított pályázatok listáján végzi. Ezt az élményt legalább egyszer - de inkább többször - megtapasztaljuk mindannyian. Veled is előfordulhat, hogy hiába a kitűnő projektötlet, hiába a kifogástalan pályázó szervezet, hiába szárnyalod túl magad projekttervezésben, pályázatírásban - a siker messzire elkerül.
Ilyenkor többféleképpen reagálhatsz:
Maradjunk az utolsó lehetőségnél.
Igen, előfordulhat, hogy egy értékelő téved, miután a pályázatokat nem robotok, hanem emberek értékelik.
De mit tehetsz te, mint pályázatíró vagy pályázó ilyen esetben?
Előszöris tudnod kell, hogy melyek azok a hibatípusok, amelyeket támadni lehet. Aztán fel kell ismerned a pályázatod értékelésében a hibákat. És végül igazolnod kell, hogy tévedés történt.
Nem azt mondom, hogy a pályázattal együtt rögtön a fellebbezést is írd meg alapból, hanem azt, hogy ha tudod, jó a pályázatod, és nyilvánvalóan hiba csúszott be az értékelés során, akkor ne hagyd magad.
Hogy ebben segítsek neked, öt gyakori értékelői hibát mutatok be, amelyeket ha felismersz és helyén kezelsz, megváltoztathatod a pályázati eredményt.
5. Amikor az értékelő nem olvassa el alaposan a pályázatot
Egyik leggyakoribb eset, amikor olvasod az értékelők érvelését, nézed a pontszámlevonást, és nem tudod hirtelen, hogy sírj-e vagy nevess, mert amit ír az értékelő, az elképesztő marhaság, süt róla, hogy nem olvasta el rendesen a pályázatot.
Hadd mutassak pár példát:
Az egyik POSDRU pályázatnál azért vontak le pontszámot, mert a pályázó állítólag egyáltalán nem gondolt arra, hogy a projekt célcsoportot – egytől egyig romákat – hogyan tartja bent a projektben. Vagyis hogyan oldja meg, hogy a célcsoport tagjai eljárjanak a tanácsadási órákra, dolgozni stb.
Jogos és életszerű problémafelvetés (mármint az, hogy ennek a típusú célcsoportnak extra motiváció kell).
A gond csupán annyi volt, hogy a pályázat részletes leírást tartalmazott arról, hogy a különböző esetekben milyen motivációs tényezőket alkalmaznak majd, hogy a célcsoport tagjai menet közben ne morzsolódjanak le.
Volt például kisebb összegű pénzügyi támogatás azoknak, akik minden állásközvetítési találkozón részt vettek, az új alkalmazottaknak versenyképes fizetés, két évre biztos munkaszerződés a saját falujukban, mentor, aki segítette a munkahelyi beilleszkedést, és így tovább. És mindennek költségei is voltak, egyértelműen visszakövethetően a költségvetésben.
Az értékelő felületes munkát végzett: szó sem volt arról, hogy a pályázó egyáltalán ne gondolt volna a motivációs eszközökre, mégis erre a szempontra 0 pontot adott.
Egy másik POSDRU projektnél 4 pontot vontak le egy, a célcsoport összetételére vonatkozó számítási hiba miatt, így a pályázat kiesett a relevancia kritériumon.
Ám a hiba nem a pályázatban volt, az értékelő nem számolt jól. És mivel a számok a tényeknél is makacsabb dolgok, a fellebbezésnél tisztáztuk a dolgot, azóta a projekt megvalósult, sikeresen lezárult.
Mit tegyél ilyen esetben?
Ez a legegyszerűbb eset.
Ilyenkor annyit kell tenned, hogy a pályázatban visszakeresed azokat a részeket, amelyekről az értékelő azt állította, hogy nincsenek ott, vagy rosszul értette, és behivatkozod a fellebbezés szövegébe.
Azzal azért számolj, hogy amikor határesetről van szó, kevés az esélye, hogy igazat adnak neked. Például amikor az értékelő indoklásában az áll, hogy a pályázatban nincs elég meggyőzően bemutatva egy-egy részlet (tipikus eset például a fenntarthatóság), és nem nulla pontot ad, hanem egy köztes pontszámot. Fontos, hogy ne téveszd össze az ilyen eseteket a figyelmetlenségből adódó értékelői hibával, mert az értékelőnek is lehet igaza, még akkor is, ha a saját tapasztalataid alapján úgy gondolod, amit leírtál, az pont úgy jó és elég.
4. Amikor az értékelő nem érti, miről van szó
Egy értékelő kolléga egyszer azzal vágott fel, hogy amióta csak EU-s pályázatok léteznek Romániában, ő minden programban volt értékelő, érti a dolgát. Előfordulhat veled is, hogy egy ilyen sokoldalúan tehetséges szakember értékeli a pályázatodat. Ez jellemzően olyankor fordul elő, amikor a gépészmérnök humánerőforrás-fejlesztési pályázatot értékel, az agrármérnök kulturálisat, a szociológus pedig infrastrukturálisat.
Ilyenkor fordulhat elő, hogy az értékelő lepontozza a pályázatot a költséghatékonyságnál és arra hivatkozik, hogy a személyi költségek túl alacsonyak (!), miközben a pályázó állami intézmény, szigorúan szabályozott bérpolitikával, bérráccsal, amit nem lehet csak úgy módosítani. Ilyenkor van az is, hogy az értékelő beleköt egy részletkérdésbe, amit amúgy egy jogszabály ír elő, de ő ezt nem ismerte.
Vagy ilyenkor van ez a képtelenség is:
Cursurile sunt impartite pe stagii de teorie si de practica, ceea ce conduce la imposibilitatea stabilirii cu exactitate a costului pe persoana.
(Ez utóbbi érvre nem reagáltunk, mert ez egy fellebbezésre volt válaszmagyarázat, és a végeredmény összességében nekünk kedvezett.)
Mit tegyél ilyen esetben?
Miután kidühöngted magad, szedd össze azokat a jogszabályokat, előírásokat, a pályázatból vett információkat, amelyekkel objektíven és higgadtan rámutatsz arra, hogy az értékelő félreérti vagy nem érti a helyzetet.
Az alacsony béres példánál lehet hivatkozni az intézményi bérpolitikára, és elmagyarázni, hogy ennek értelmében nem lehet egy beosztáshoz kapcsolódó bért módosítani úgy, hogy közben nem módosul az óraszám és a munkakör jellege sem. A lényeg az, hogy konkrét érveket hozz fel, és ne csak „beszólj” az értékelőknek, bármekkora marhaságot is írtak indoklásként.
3. Amikor az értékelő nem indokolja meg, miért von le pontszámot
Újabb gyakori eset.
Ez az a hiba, amikor a kitöltött értékelési ívben az értékelő indoklása ugyanaz, mint a értékelési útmutatóban a standard szöveg. És ez nincs jól így! A pontszámlevonást meg kell indokolni a pályázatból vett konkrét példákkal, és ha az értékelő a konkrét példákat kihagyta, azt bizony lehet fellebbezni.
Gyakran előfordul a költségvetés értékelésénél, hogy levonják a pontszámot, és csak annyi a magyarázat, hogy a költségvetés nem tartja tiszteletben a piaci árakat, vagy nem elég részletes, vagy egyes költségtételek nem indokoltak. De bárhol máshol előfordulhat, hogy a pontszámlevonást semmi érdemi indokkal nem támasztják alá, csak írnak valami általánosságot.
Mit tegyél ilyen esetben?
Ha költségvetéssel kapcsolatos kérdésről van szó, nézz át alaposan minden költségvetési sort. Ha rendesen megtervezted a projekt költségeit, azt fogod látni, hogy mindenhol hivatkoztál a piaci árakra, ahol kellett, kértél árajánlatot, minden tételt lebontottál egységekre és korrekt egységárakat adtál meg, és azt is fogod látni, hogy minden költség szükséges egy-egy tevékenység megvalósításához.
És ha ez így van, akkor hivatkozhatsz arra, hogy, amint a költségvetési táblában és a költségvetés indoklásában látható, az összes költségnél megnézted a piaci árakat, vannak egységárakra és megin dokoltad, hogy miért annyi darab, amennyi. Azt is írd le, hogy az értékelő indoklása alapján – amit bemásolsz szóról szóra – nem jogos a pontszámlevonás, mert egyetlen konkrét hibát sem sorolt fel, amivel alátámasztaná a véleményét, csak kimásolta a standard szöveget az útmutatóból, amit szintén bemásolsz szóról szóra.
Ilyenkor két értelmes válaszreakció van.
Az egyik, amikor törlik a pontszámlevonást (volt ilyen esetem), a másik, amikor kiegészítik az értékelés szövegét konkrétumokkal, és rájössz, hogy mégis te nézted el, vagy vettél túl lazán valamit.
És van egy harmadik eset is: amikor ugyanazt a pontszámot és szöveget küldik el újra. Na ez az az eset, amikor sajnos ez van, nincs mit tenni… A fellebbezés eredményét sajnos nem lehet megfellebbezni.
De menjünk tovább, van még két további hibalehetőség.
2. Amikor a pontszám nem talál az indoklással
Ez olyan esetben áll fent, amikor egy kritériumnál lépcsőzetesen vannak megadva a lehetséges pontszámok, pl. 0-1-3-5-8, és mindegyiknél elő van írva, hogy milyen konkrét esetre érvényes. A különbség két lépcsőfok között olykor hajszálnyi.
Mutatok konkrét esetet:
Egy POSDRU pályázatnál a költségbecslésnél 3 pontot adtak az értékelők, és közben azt a kommentet másolták be, amelyik az 5 pontos esetre vonatkozott.
Erre az esetre járt a 3 pont: valorile cuprinse în bugetul proiectului sunt susținute parțial de o justificare corectă privind numărul de unități. És erre az 5 pont: valorile cuprinse în bugetul proiectului sunt susținute concret de o justificare corectă privind numărul de unități și costul unitar doar pentru anumite tipuri de cheltuieli.
Mi a különbség?
Akkor járt 3 pont, ha több költségtípusnál áll fent a probléma, és akkor járt az 5, ha csak egynél, mondjuk például a személyi költségeknél. A pályázatban amúgy egyetlen tétel volt (azaz egyetlen típus), ahol ez a kifogás jogos volt, így az 5 pontos indoklás volt a helyes, és a fellebbezésnél ezt korrigálták is.
Mit tegyél ilyen esetben?
Előszöris ellenőrizd, hogy a pályázatra melyik verzió érvényes: a magasabb pontszám, vagy az alacsonyabb.
Ha a magasabb, akkor első lépésben írd le, mi a hiba, aztán igazold a pályázatból vett információkkal, hogy a pályázatra a magasabb pontot érő komment és nem az adott pontszám érvényes, tehát legyenek szívesek a pontszámot javítani.
Neked kedvez az is, ha közben a második értékelőnél a magasabb pontszám és az annak megfelelő komment van, ilyenkor hivatkozz erre is.
1. Amikor az értékelő sajátosan értelmezi az értékelési szempontokat
Ez a "kedvencem". 🙂 Amikor az értékelő egyet gondol, elkezd új szempontokat kitalálni és azok alapján értékeli a pályázatot.
Az Európai Bizottsághoz benyújtott egyik pályázatnál az értékelők kitalálták, hogy azért pontozzák le a költségvetést, mert a kommunikációs tevékenységek túl komplexek, de ehhez képest a kapcsolódó költségek a teljes költségvetésnek csak 4%-át teszik ki.
Mit tegyél ilyen esetben?
Ez a legnehezebb ügy és egyben a legigazságtalanabb is.
Ha az ilyen pontszámlevonások mögött az áll, hogy a támogató minden áron ki akarja dobni a pályázatodat, és ehhez mondvacsinált hibákat hoz fel érvként, akkor sajnos sokat nem tehetsz.
De ha csak értékelői túlkapásról van szó, egy fellebezést követően akár igazad is lehet. Ezért mindenképp érdemes megpróbálkozni egy óvással az ilyen esetekben is.
A fenti kommunikációs költséges pontszámlevonásnál például józan érvelésként hivatkozhatsz az alábbi szempontokra:
Összegzésképpen
Ha biztos vagy abban, hogy a pályázatod minősége jó (igazságtalan pontszámlevonásokkal együtt is kapott legalább 70 pontot), de értékelői hiba miatt dobták ki, amit igazolni tudsz, nyugodtan fellebbez.
Hisz nem azért dolgoztál annyit, hogy egy másik ember felületessége vagy hibája miatt a munkád kárba vesszen, igaz? Keresd az értékelés szövegében a fenti öt hibát, és ha felismerted, bizonyítsd be, hogy tévedésről van szó.
Sok sikert! 🙂
Illusztráció: Rick van D via Behance.
Írj úgy humánerőforrás-fejlesztési pályázatot, mint egy értékelő
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
