A jó monitoring rendszer az, amikor megkérdezed a projektmenedzsert, hogy a 145. számú szakértő kedd reggel 8:30 és 11:00 között mit csinált, és az fél percen belül leveszi a polcról a mappát, amiben a válasz szöveges, számlás, folyamatábrás, táblázatos és képes bizonyítékokkal alátámasztva megtalálható. De hogyan oldja meg ilyen gyorsan a feladványt a projektmenedzser?
Egyszerűen.
Jó monitoring rendszerrel, és ennek részeként még jobb dokumentálási rendszerrel. A jó monitoring rendszerről szóló kétrészes „sorozat” első felében láthattad, hogy követni kell a szakértőket, követni kell a tevékenységeket, és igen, követni kell bizony a célcsoportot is.
Most tovább megyünk, és megnézzük, hogy mi mindent kell még követni és hogyan.
4. Kövesd az indikátorokat!
Gondolj arra, hogy egy humánerőforrás-fejlesztési projektnél az eredmények nem feltétlenül kézzel foghatók. Egy POCU projektben például nem panziót építünk, ahol szemmel látható, hogy elkészült-e az alap, megfelelnek-e a szabványnak a szobaméretek, megvan-e az összes kávésbögre a konyhában.
Humánerőforrás-fejlesztési projektnél az indikátorok nagyrésze arra vonatkozik, hogy a projekt során a célcsoport életében történt-e változás. Például a célcsoport tagjai közül hányan szereztek képesítést, hányan találtak állást, hányan indítottak saját vállalkozást, hányan részesültek integrált szolgáltatásokban.
De hogyan kövesd az indikátorokat?
Például így:
Legyen egy kis Excel táblád, amelyben havi rendszerességgel nyilvántartod minden egyes indikátor értékének az alakulását!
Korábban már láthattad, hogy a szakértők és a tevékenységek követése során egy halom dokumentum keletkezik, ezekből kiderítheted, hogy melyik indikátorral mi az állás.
A képesítést szerzett személyek számát érdemes a vizsgadokumentációból kiszedni, az új vállalkozások számát a cégbejegyzési dokumentációból, és így tovább. Ha az egyes területeknek vannak koordinátorai, bekérheted tőlük az adatokat.
A táblázatodban legalább a következő adatok szerepeljenek: indikátor megnevezése, kódja, ha van, vállalt érték (célérték), havi teljesített érték, összérték, teljesítés százalékban (vagyis a teljesített érték százalékos viszonyulása a célértékhez).
Nézd meg a célcsoport és az indikátorok keresztmetszetét!
POSDRU projekteknél volt egy kötelező célcsoport adatbázis, amelyben a célcsoport minden egyes tagja esetében kellett rögzíteni a személyes adatait és emellett azt is, hogy melyik személy melyik indikátor teljesüléséhez járult hozzá.
Vagyis ha egy személy már részt vett képzésen, azt a képzésben részt vevők számára vonatkozó oszlopban jelölted.
Ha átment a vizsgán, képesítést szerzett, akkor a képesítést szerzők számára vonatkozó oszlopban is jelölted. Egy ilyen monitoring táblát akkor is érdemes készíteni, ha egyébként nem tartozik a kötelező dokumentumok közé.
Ezt egy Excel táblában egyszerűen megteheted, vagy ha van már adatbázisod a célcsoport tagjairól, akkor érdemes azt kiegészíteni. Csupán annyi a feladatod, hogy veszed a célcsoporthoz köthető indikátorokat és minden egyes indikátornak beszúrsz egy-egy oszlopot. Innen kezdve havi rendszerességgel aktualizálod a tábládat úgy, hogy minden személynél jelölöd a teljesített indikátort (teszel egy x-et vagy beírod, hogy „OK”). A bejelölés csak akkor ér, ha van mögötte igazoló dokumentáció.
5. Kövesd a folyamatokat!
A projektek folyamatokból állnak.
Lehetnek képzési folyamatok, szolgáltatás-fejlesztési folyamatok, elemzési folyamatok, vállalkozásfejlesztési folyamatok, és még hosszasan folytathatnám a sort.
A folyamat elején valami elindul, és amíg végtermék lesz belőle, keresztülmegy egy sor szakaszon, kapcsolatba kerül bizonyos számú szakértővel, igénybe vesz bizonyos mennyiségű erőforrást, folyamatosan átalakul.
Bonyolultabb folyamatok esetében csak akkor nem keveredsz el, ha a folyamatot nyomon követed, és az egyes szakaszokat rögzíted. Erre jók a monitoring táblák. Hogy mit követsz a monitoring táblában, az függ a folyamattól és attól is, hogy a folyamat mely részlete érdekel leginkább.
De mutatok egy példát:
Az egyik nagyszabású vállalkozásfejlesztési POSDRU projektben nyolc képzéshez kellett tananyagot fejleszteni. Ez nem volt egyszerű, mert mire egy tananyag tervétől eljutottunk a nyomdából kikerülő kiadványig, többtucat szakértő lépett be a képbe és végzett különböző feladatokat. Ráadásul egy tananyag több modulból állt, és a különböző modulokat különböző szakértők fejlesztették, lektorálták, fordították. Hogy átlátható legyen az egész, modellezni kellett a fejlesztési folyamatot, és minden egyes dokumentumot végig kellett követni a szakaszokon. Ehhez készítettem egy monitoring táblát, amelyben minden tananyag esetében a következő adatokat rögzítettem:
Amikor beérkezett egy anyag, azonnal feljegyeztem a dátumot az adott szakasznál. A végső jóváhagyás után következhettek a nyomdai előkészületek, korrektúra, tördelés, sokrendbéli javítás és végül nyomdai kivitelezés, de ezt a részt külön folyamatként kezeltük.
Ebben az esetben az volt a lényeg, hogy minden egyes dokumentum esetében tudjuk, éppen kinél van, hol tart a folyamatban.
De ez a rendszer bármilyen más folyamatra alkalmazható, különböző variánsokkal, annak függvényében, hogy pontosan mit kell követned, miről kell adat.
6. Kövesd a pénzt!
És végül, a monitoring rendszer egyik alapeleme: a pénzügyi monitoring. Itt a kiindulópont mindig az legyen, hogy a támogató mit kér és milyen formában.
A pályázati útmutatókba, projektmegvalósítási kézikönyvekbe és útmutatókba pontosan le szokták írni, hogy mit várnak el a megvalósítóktól.
A pénzügyi monitoring tekintetében a legfontosabb ezeket az előírásokat ismerni és eszerint gyűjteni, rendszerezni az információt. A pályáztató által előírt kötelező dokumentumok legtöbb eleme éppen a pénzügyekre vonatkozik, ilyen esetben nem érdemes külön dokumentumokat készíteni erre a célra.
Érdemes viszont:
Ezekben a rendszerekben rengeteg az átfedés, egy dokumentum több helyre is bekerülhet, emiatt ha valami változik, mindenhol cserélni kell.
Főleg ha nem akarsz abba a kínos helyzetbe kerülni, hogy az ellenőröknek véletlenül régi (hibás, hiányos) dokumentumot adsz le, és aztán nem győzöd magyarázni, hogy félreértés történt, nincs is hiba.
Segíthet az is, ha verziószámot adsz a dokumentumoknak, vagy a fájl elnevezésébe beteszed a dátumot is, pl. proiectID_raport_lunar_XY_12.2015_vs01_03.01.2016.
És még valami: a jól működő monitoring rendszer legnagyobb titka, hogy van legalább egy olyan személy, aki jól tudja működtetni.
De ez már egy másik történet. 🙂
A lépésről lépésre módszer, amivel a listaelső pályázatokat írom
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
