Te vajon tudod, hogy pályázóként milyen szinten tart a szervezeted? Kezdő, haladó, esetleg már feketeöves profi? A körülöttem lévő humán szolgáltató szervezeteket figyelve és elemezve évek óta azt tapasztalom, hogy a szervezeti önismeret terén bőven van bepótolnivaló.
Ha pályázásra kerül a sor, a szervezetek javarésze homályos tükörben látja magát.
És ez zsákutcába vezet:
Ha pályázó szervezetként tudatosan szeretnél építkezni, létfontosságú, hogy a magadról alkotott kép őszinte, árnyalt és elfogulatlan legyen.
Hogy segítsek megérteni és tisztábban látni a szervezetedet, megmutatom azt a hatlépéses tesztet, amelyet arra használok, hogy felmérjem a velem együttműködő szervezeteket.
Hogyan végezd el a tesztet?
A tesztben 6 kérdést találsz, egyenként 3-3 válaszlehetőséggel.
Minden kérdésnél válassz ki egyetlen opciót – A-t, B-t vagy C-t – aszerint, hogy jelenleg melyik helyzetben van a szervezeted. A leírások nem fogják hajszálpontosan visszatükrözni a szervezeted állapotát (mert ahány szervezet, annyiféle), és előfordulhat, hogy egy válasz nagyjából érvényes rád, de van benne valami, amivel jelenleg nem tudsz azonosulni.
Mérlegelj, és azt az opciót jelöld meg, amelyikbe leginkább beleillesz, akkor is, ha nem teljesen fedi a helyzetedet. A válaszaidat jegyezd fel egy papírra.
A szervezetben nincs letisztult struktúra, a munkát egy kis – inkább barátinak mondható – csapat végzi, leginkább önkéntesen. A szervezetnek nincs fix székhelye, ahol rendszeres munka folyna. A tevékenységeink megvalósításához ingyen kapunk hozzáférést mások tulajdonát képező helyszínekhez és eszközökhöz.
A szervezet folyamatosan vagy hosszabb ideig tud foglalkoztatni legalább 1-2 személyt, akik fizetést kapnak a munkájukért. A szervezeti struktúrában vannak biztos pontok, de összességében inkább rugalmasnak mondható. Van stabil irodahelyiségünk, felszerelve 1-2 saját eszközzel, de ez szűkösen elég, így a kollégák a saját eszközeiket is használják a munkához.
A szervezetben van egyértelmű struktúra, világosak a viszonyok, vannak alrendszerek. Folyamatosan rendelkezésre áll egy szakértői csapat, van stabil adminisztratív személyzet is. Több helyiségből álló ingatlanban dolgozunk, ami saját vagy bérelt, és a bérleti díjat nem gond kifizetni. Vannak „luxuscikknek” számító eszközeink is, pl. interaktív tábla, profi stúdiófelszerelés, saját autó.
A szervezetben nincs rendszeres szakmai munka, ad hoc tevékenységeket végzünk, évi 1-2 programot szervezünk. A szervezetnek nincs erős szakmai profilja, nincsenek állandó szolgáltatásaink, nincs egy fix szakértői csapatunk, akiknek a szervezeti tevékenység folyamatos munkát jelentene. Ha a szervezet korábbi szakmai tapasztalatáról kérdeznek, nincs túl sok beszámolnivalónk.
A szervezet legalább 2-3 éve működik és ez idő alatt egy konkrét területen következetesen ért el eredményeket. Szakmai munkát folytatunk, szakemberekkel dolgozunk és a célcsoportunk visszajelzéseit beépítjük a tevékenységeinkbe. Ha a szakmai eredményeinkről kell beszélni, van miről. Hiányosságunk, hogy mindezt nem akkreditált szolgáltatóként végezzük.
Legalább 5 éve végzünk szakmai tevékenységet legalább egy konkrét területen. Folyamatosan újítunk, bővítjük a szolgáltatási kínálatot, kész tudástárunk van szakmai-módszertani anyagokból, és ezeket megosztjuk más hasonló szervezetekkel is. A tevékenységünk mindennek nevezehető, csak egysíkúnak nem, és amit csak lehet, akkreditáció alapján végzünk. Szakmai szervezetként ismertek és elismertek vagyunk.
A szervezetben a pénzhiány mindennapos. A jövedelemadó felajánlásokból bejön némi támogatás, előfordul, hogy egy-egy programunkat kisebb összeggel szponzorálja egy jófej egyesületi tag, hellyel-közzel az önkormányzattól is kapunk párezer lejt, de ha összességében nézem a számokat, évi párezer eurós összbevétel a csúcs. Na jó, maximum tízezer. Forrásszerzési stratégiánk nincs (nem is értem, mi az).
Ha a szervezet pénzügyeit egy szóban kellene jellemeznem, azt mondanám: labilis. Egyszer fent, egyszer lent. Többféle forrásból próbálunk pénzhez jutni, a pályázati lehetőségek mellett más vízekre is kimerészkedünk. Nincs mit tagadni: egy-egy nagyobbacska projekt költségvetése az, ami a legnagyobbat lendíti a pénzügyeinken. De hát ez időszakos. Igyekszünk előre tervezni, ám e tekintetben van hova fejlődni még.
Pénzügyileg több lábon állunk, nem bízzuk a véletlenre. Több forrást is használunk: ahova lehet, pályázunk, ahol lehet, alvállalkozók vagyunk, közösségi finanszírozási projekteket futtatunk, szponzorokat vonunk be, ügyesen mozgatjuk a partnerkapcsolatainkat, jóban vagyunk a környező önkormányzatokkal, állami intézményekkel, sőt, a szervezetben vannak erős személyes márkával rendelkező vezetők is.
A szervezet helyi szinten tevékenykedik. Bár egy-egy ritkább eseményünk megmozgathat néhány száz főt is, az állandó célcsoportunk nem több, mint pár tucat helyi lakos. A tevékenységünk általában nem lépi át a falu vagy város határait, de a megyéét aztán végképp nem. Nem is célunk terjeszkedni, mi a helyi közösséget szeretnénk szolgálni, ahogy lehet.
Tevékenységeinkkel folyamatosan több tíz, esetleg százig elmenő célcsoportokat szólítunk meg, de lokálisan működünk. Viszonylag korlátolt annak a lehetősége, hogy más célcsoportokat is bevonjunk. A regionális tevékenység távlati cél, országos lefedettségről még csak nem is álmodunk. Más a helyzet az online tevékenységekkel, itt azért van némi terjeszkedési pontenciál.
Lokálisan kezdtük, de mára már több régióban, netán országos, esetleg nemzetközi szinten is elboldogulunk. Tudjuk, hogyan kell földrajzilag széles lefedettségű tevékenységeket kitalálni és futtatni, jók vagyunk abban, hogy a tevékenységeinket változatos célcsoportokra adaptáljuk vagy kiterjesszük. Jelenleg is több száz, akár 1000+ fős célcsoporttal dolgozunk. A projektjeink társadalmi hatása kiterjedt és mérhető.
Partnerkapcsolataink kimerülnek egy-egy hasonló szervezettel való együttműködésben, érintőlegesen kapcsolódunk a helyi önkormányzattal is. A tevékenységeinket legtöbbször magunkban végezzük, a partneri együttműködések kialakításában és működtetésében nincs nagy rutinunk. Ami eddig történt ezen a téren, véletlenszerű volt, és főként egy-egy tagunk személyes kapcsolatainak köszönhető.
Gondot fordítunk a partneri kapcsolatok építésére és van is tapasztalatunk más szervezetekkel való együttműködésben, de ezen a területen még vannak fejlődési útvonalak. Ha partnerkedni kell, majdnem mindig ugyanaz a két-három szervezet, intézmény kerül elő, és egy ideje úgy érezzük, ez behatárolja a lehetőségeinket.
A kapcsolati hálónk széleskörű. Együttműködünk hozzánk hasonló szervezetekkel, jó viszonyt ápolunk a helyi önkormányzatokkal, állami intézményekkel, oktatási intézményekkel és a vállalkozói szférával is. Vannak nemzetközi kapcsolataink. A partneri együttműködés nekünk maga a hétköznapi valóság: folyamatosan partnerségben valósítunk meg projekteket. Mások szívesen dolgoznak velünk.
6. Milyen szinten állsz projektmenedzsment kapacitás szempontjából?
Ha úgy alakul, hogy egy-egy projektet kell megvalósítani, leginkább érzésből csináljuk. Szó, mi szó, nincs érdemi tapasztalatunk sem projekttervezésben, sem projektmegvalósításban. Ha a korábbi projektjeinkről kellene listát írni, üres éppen nem lenne, de 1-2-3 tételnél több biztosan nem kerülne rá.
Ügyesen elboldogulunk a kisebb, de akár közepes projektek menedzselésével is. Van legalább egy emberünk, aki ezen a területen ász, de a nagyobb, bonyolultabb projektek gondolatára a gyomrunk még összeszorul egy kicsit. Számos projektet megvalósítottunk már, sikeresen. Nem a mennyiséggel van a gond. Azzal, hogy leragadtunk egy szinten, és nem tudjuk, hogyan mozduljunk el.
Több program keretében is évek óta valósítunk meg nagyprojekteket. A munkatársaink közt bőven akad tapasztalt projektmenedzser, pénzügyes, asszisztens. Nekünk természetes a projektmegvalósítás, nem kapunk a szívünkhöz, ha szűk hatridőre szakmai-pénzügyi beszámolót kell benyújtani vagy bonyolítanak egyet az elszámolás menetén. Saját projektmenedzsment procedúrák szerint dolgozunk.
Hogyan értékeld a tesztet?
Ha válaszoltál az összes kérdésre, számold meg, hány darab A, B és C válaszod van! Aszerint, hogy melyik válaszból van a legtöbb, olvasd el a megfelelő leírást:
Ha "A" válaszból van a legtöbb, pályázó szervezetként kezdő kategóriába tartozol. Ne értsd félre: a kezdő nem feltétlenül azt jelenti, hogy eddig nem pályáztál egyetlen egyszer se. Hanem azt, hogy a szervezeti fejlődés legtöbb szintjén az alapoknál tartasz. Fejlődnöd kell, ahol lehet, és ahogy lépésről-lépésre fejlődsz, egyre több pályázati lehetőség nyílik meg előtted is, olyanok, amelyekre jelenleg szervezetfejlődési szempontból nem állsz készen.
De ez még odébb van. Kezdőként érdemes az egyszerűbb pályázati kiírásokra figyelned (ilyenek például a megyei vagy helyi tanács saját pályázati kiírásai, Bethlen Gábor Alap, Communitas Alapítvány és hasonlók). Ezek a kispályázatok sok szempontból sorsdöntők: növelik a szervezet pénzügyi forgalmát, szakmailag erősítenek, megtanítanak projektet menedzselni kicsiben.
Akár hiszed, akár nem, azok a nagy szervezetek, akik most eurómilliókat mozgatnak, ugyanitt kezdték 10-15 évvel ezelőtt: pályáztak egy rendezvénnyel a megyei tanácshoz vagy tartottak egy képzést, amit a magyar kormány alapítványa támogatott.
Fontos, hogy tudd, ha ezen a szinten tartasz, a legjobb, amit tehetsz, hogy belsőleg oldod meg a pályázási feladatot, ahelyett, hogy egy szaktanácsadóra várnál, aki esetleg egyszer - amikor ráér vagy éppen olyan hangulatban ébred - megírja neked. Hidd el, aki 15 évvel ezelőtt megtette az első lépést egy kispályázattal, az is magának írta. Ha másnak ment nulláról, neked is menni fog.
FONTOS: Ha csak 3 "A" válaszod van, figyelj, mert szintlépés előtt állsz! A kispályázatok mellett szétnézhetsz a picit komolyabb lehetőségek között is. Ha oktatással vagy képzéssel foglalkozol, megnézheted például, tartogat-e számodra valamit az Erasmus Plus.
Hogyan tudok segíteni Neked? Elsősorban az ingyenes anyagaimmal, amelyek segítenek megismerni a humánerőforrás-fejlesztési pályázatírás módszertanát, a humánerőforrás-fejlesztési projektek világát. A blogon már majdnem száz bejegyzés van, nézz szét, biztosan találsz valamit, ami előre visz. Ha kíváncsi vagy, melyik végéről kell megfogni egy bonyolultabb projekt megtervezését egy komplexebb pályázati kiíráshoz, nézz bele az ajándék oktatóvideóimba, vagy nézd meg a 3képesség minitréninget, ami díjmentes ugyan, de ha végigcsinálod, egy rakás pályázatírási technikámat ellesheted.
Ha "B" válaszból van a legtöbb, pályázó szervezetként haladónak számítasz. Haladó alatt azt értsd, hogy fejlődésben levő, fejlődési pontenciállal rendelkező.
Előtted már nyitva állnak azok a pályázati lehetőségek is, amelyek csak a szervezeti fejlettség egy bizonyos szintje fölött érhetők el. Ha a második kérdésre B vagy C a válaszod, gondolkodj el azon, kihasználod-e a szervezeted szakmai teljesítményét arra, hogy a lehető legtöbb helyre pályázz.
Ha például eddig sorozatosan Erasmus Plus projekteket valósítottál meg, érdemes lehet próbát tenni egy norvég alapos kiírással, de megér egy utánajárást az is, hogy a földrajzilag illetékes GAL (helyi akciócsoport) támogat-e a szakterületednek megfelelő projekteket. Haladó pályázóként, főleg, ha szakmailag erős vagy, akár EU-s humánerőforrás-fejlesztési pályázatok is szóba jöhetnek (például egy POCU), ahol nem a te szervezeted lesz a főpályázó, de lehet létjogosultságod, mint erős szakmai partner.
FONTOS! A pályázati tevékenységed kiterjesztése mellett figyelj azokra a pontokra, ahol A és C választ adtál. Az A válaszok azt jelzik, hogy az adott területet fejleszteni kell, főleg, ha olyan kulcsterület, ami alapszinten tartva beszűkíti a komolyabb pályázati lehetőségek körét. Ilyen terület a szakmai kapacitás (gondolj arra, hogy például bizonyos helyekre akkreditáció nélkül nem pályázhatsz), de a partneri háló is, mert egy Erasmus Plus projekthez nemzetközi kapcsolatok is kellenek. Ahol viszont C választ adtál, ott vannak a kitörési pontjaid. Ezekre építkezve ugorhatsz szintet és sorolhatod át magad a feketeöves pályázó szervezetek közé.
Hogyan tudok segíteni Neked? Neked is alap a szemléletformáláshoz és módszertani fejlődéshez a 3képesség minitréning, ahol díjmentesen kipróbálhatod, milyen velem pályázatírást tanulni. Ha tetszett, jöhet a Projekttervezési Mesterkurzus, ahol lépésről-lépésre segítek megtervezni a humánerőforrás-fejlesztési projektedet, egy általad kiválasztott pályázati kiírás feltételei szerint, úgy, hogy közben egy pillanatra sem tévesztjük szem elől az értékelési szempontokat. Ha pedig egy bonyolultabb humánerőforrás-fejlesztési pályázatot írsz, és elkel egy külső szem kontrollnak, kérj online konzultációt.
Ha "C" válaszból van a legtöbb, alighanem készen állsz arra, hogy megbirkózz a legbonyolultabb pályázati kiírással is, akár önerőből, akár úgy, hogy külső segítséget veszel igénybe. De gondolom, ez az eredmény nem lep meg. Valószínűleg a tesztet sem azért végezted el, mert bizonytalan voltál, hanem hogy lásd, többé-kevésbé reális képet mutat-e. 🙂
Ha soha nem pályáztál és nincs projektmegvalósítási tapasztalatod, emellett viszont a többi területen C válaszokat adtál, ne lepődj meg, ne is vonogasd a vállad, hidd el, hogy tényleg a feketeöves kategóriába tartozol. Hiszen megvan a szervezeti háttered, a szakmai kapacitásod, a pénzügyi stabilitásod és a társadalmi hatóköröd ahhoz, hogy nagyléptékű humánerőforrás-fejlesztési projektekkel pályázz, sőt, ezen még lendít egyet a kapcsolati hálózatod is. Ha ebben a különleges helyzetben vagy, arra érdemes figyelned, hogy egy-egy kiválasztott pályázati kiírásnál az előző pályázói és projektmenedzsment tapasztalat ne legyen kizáró jellegű követelmény és ne veszíts túl sok pontot azért, mert ez nincs meg neked. A POCU pályázati kiírások például ilyenek.
Ha csak három C válaszod van, mondhatjuk úgy is, hogy kezdő vagy a profik között, ezért ne dőlj hátra! Gondolkodj és dolgozz azon, hogy szintet lépj a fejletlenebb területeken is, mert ezzel párhuzamosan bővülni fognak a pályázati lehetőségeid és a sikerességi potenciálod is.
Hogyan tudok segíteni Neked? Ha fejleszteni szeretnéd saját magad vagy a munkatársaid projekttervezési és pályázatírási képességeit, nézz szét az online tanfolyamaim között, a Projekttervezési Mesterkurzust például kifejezetten erre a célra találtam ki. Ha van legalább öt C válaszod és külső segítség kell egy POCU pályázat megírásához, a pályázatírási szolgáltatás - ami egy szűk körnek szóló VIP-szolgáltatás - pont Neked való.
Erre a kombinációra nincs túl sok esély, de ha A, B és C válaszból is pont kettőt-kettőt sikerült összegyűjteni, vagy bármelyik kettőből hármat-hármat, van egy sürgős feladatod: elmozdulni A-ból B-be, vagy B-ből C-be, akár több ponton is. Hogy hol kezded, az attól függ, hol lehet legegyszerűbben szintet lépni, de függhet az aktuális céljaidtól is. Ha kinéztél magadnak egy pályázati lehetőséget, ami akkor lesz elérhető számodra, ha előre lépsz egy adott területen, akkor tűzd ki prioritásnak ezt a területet. Például szerzezz egy-két új partnerszervezetet, akár nemzetközit, akkreditáltasd egy szolgáltatásodat vagy pályázz még egy-két kisebbet, hogy legyen nagyobb pénzügyi kapacitásod, több projektmegvalósítási tapasztalatod.
Tanulj velem humánerőforrás-fejlesztési pályázatot írni!
3képesség minitréning
Illusztráció innen: Nora Toth via Behance
