A MySMIS problémákról szóló bejegyzés-sorozat előző részében leszámoltunk három problémával, most egy összetettebb kérdés következik: a költségvetés. Nincs mit tagadni, a költségvetést feltölteni egyáltalán nem pofonegyszerű, még akkor sem, ha számoltál vele, hogy ez egyedül, csak úgy mellesleg pályázatírás közben, nem fog menni, főként nem az utolsó száz méteren.
Ha van is aki segítsen, és olyan tervezőtáblában is raktad össze a költségvetést, amelyik soronként kiadja a feltöltéshez szükséges összes adatot, valamelyik problémába jó eséllyel belefutsz.
Nézd meg, mit hogyan oldottunk meg:
Nem tudom feltölteni a költségvetést, nem találom a feltöltő modult…
A költségvetést a Buget – Activități și cheltuieli részben kell feltölteni, de mielőtt hozzálátnál a munkához, túl kell lenned pár előzetes lépésen:
ELSŐ LÉPÉS
Töltsd fel előbb az altevékenységeket és válaszd ki a felelős partnereket!
Mivel a teljes rendszer a tevékenységalapú tervezésre épül, a költségeket úgy tudod felvezetni, ha egyrészt a projekt altevékenységeihez kötöd, másrészt – ugyanazzal a mozdulattal – ahhoz a partnerhez is, amelyiknél keletkezik.
Például mondjuk, hogy van egy képzési tevékenységed, és ennek a megvalósításában részt vesz két partner, és nyilván mindkettő ad humánerőforrást is, magyarul: képzőket.
Hol és hogyan töltöd fel a képzők bérköltségét?
Ott kezded, hogy először felvezeted az adott tevékenységet és altevékenységet az Activități previzionate részbe, és ugyanott kiválasztod mindkét felelős partnert. Nem gond, ha a tevékenységek leírását még nem véglegesítetted, mert ahhoz, hogy egy altevékenységet feltölts, elég, ha tudod a fő tevékenység megnevezését és az altevékenység megnevezését, várható kezdő és záró időpontját, illetve azt, hogy mely partnerek valósítják meg.
Ha az altevékenységek feltöltésén túl vagy, irány a Buget – Activități și cheltuieli rész, ami már majdnem készen áll a költségek feltöltésére.
Valami ilyesmire számíts, de nyilván olyan és annyi tevékenységgel, amilyet és amennyit feltöltöttél:
A fenti példán az SAbb elnevezésű altevékenységhez a főpályázó már fel tud tölteni kapcsolódó költségeket, ezt jelzi az altevékenység melletti narancssárga feltöltőgomb.
Ha csak a “bb” tevékenység sora látszik, semmi pánik, katt az előtte lévő kis háromszögre, hogy az lefelé mutasson, és alatta automatikusan megjelennek az altevékenységek sorai is.
A fenti pályázathoz még nem csatlakozott partnerszervezet, de ha csatlakozott volna, akkor a Lider fülecske mellett látnál egy Membru 1 fülecskét is, és arra kattintva válthatnál arra a táblára, ahol a partner költségeit kellene feltöltened.
MÁSODIK LÉPÉS
Ne felejtsd el kiválasztani az önrész forrását!
De mielőtt hozzálátnál a költségtételek feltöltéséhez, van még egy apróság: ki kell választanod minden partnerél külön-külön az önrész forrását. Akkor is, ha az önrész éppen 0%!
Hol teheted meg ezt?
A Capacitate solicitant részben, a Sursă de confinanțare megjelölésével:
Mi ez a felugró ablak és hogyan töltsem ki?
Amikor a fentebb említett narancssárga gombra kattintasz, felugrik ez az ablak:
Igen, annyiszor kell kattintanod, ahány költségvetési sorod van, mert a költségeket egyenként kell feltölteni.
Hogyan kell ezt kitölteni? Így:
Hol kell feltölteni a költségvetéshez kapcsolódó a dokumentumokat?
A Buget – Activități și cheltuieli részénél legörgetsz az oldal aljára, és ott találsz egy ilyen feltöltő modult, ott:
Még valami (updated): A pályázati útmutatók szerint, ha olyan pályázati kiírással dolgozol, amelyik az összes régiót érinti, tehát a fejlettebb (more developed) Bukarest-Ilfov régiót is, akkor a feltöltő ablakban a felsorolt elemeken kívül, rögtön az ablak legtetején ki kellene tudnod választani, hogy milyen régiót érint a projekt (Regiuni mai puțin dezvoltate vagy Regiuni mai mult dezvoltate).
De valamilyen rendszerhiba miatt erre a felugró ablakban nincs lehetőség. Valószínűleg emiatt – és ki tudja, még mi más miatt – némi kavarodás adódik az adatfeldolgozásban: az összegek szétosztva jelennek meg a less és more oszlopokban, mintha a fejlettebb és kevésbé fejlett régiókhoz is kapcsolódnának egyszerre. (A problémára Helpdesk-megoldás még nem érkezett.)
Ettől függetlenül a költségvetést összesítő táblázatban nincs rendellenesség, és ha legenerálod a Excel-táblát a kitöltött adatokkal, abban sincs semmi feltűnő hiba.
Hova tegyem a tevékenységeken átívelő költségeket?
Egyáltalán, lehetnek ilyen költségek?
Lehetnek bizony, sőt, kell is, hogy legyenek. Ott van például a partner koordinátora, akinek, mint tudjuk, a direkt költségek között számoljuk el a bérét és nem végezhet projektmenedzsment feladatokat. Ő mintegy szakmailag koordinál. Mit csinálj vele? Hova töltsd fel a bérét?
Egyszerű: szétbontva minden olyan altevékenységhez, ahol szerepe van, tehát gyakorlatilag a minden olyan altevékenységhez, amelyben az adott partner is rész vesz. De hogyan bontsd szét a koordinátor bérét?
Két megoldást látok:
- 1az egyikhez az kell, hogy egy-egy altevékenység időben kövesse egymást, így mondjuk 6 hónapra az egyik altevékenységhez kerül a bére, 3 hónapra egy másikhoz, 12 hónapra egy harmadikhoz, még 3 hónapra egy negyedikhez, és ezzel le is fedünk egy 24 hónapos projekt-futamidőt,
- 2de az egyes megoldáshoz nem mindig adott a megfelelő ütemterv és a tevékenységek is egymásra tevődhetnek, ilyen esetben nézd meg, melyik altevékenységre az összmunkaidejéből várhatóan hány órát fog ráfordítani, és oszd szét így.
De mit csinálj például egy-egy eszközbeszerzéssel – mondjuk laptoppal – amit több altevékenységnél is használni fognak?
Itt is két irány is van: egyrészt feloszthatod az adott altevékenységek között, de a Justificare részben magyarázd meg, hogy miért és hogyan osztottad fel, másrészt ahhoz az altevékenységhez rendelheted, ahol a legtöbbet használják, viszont akkor a Justificare résznél ezt a logikát kell leírnod és megmagyaráznod.
És persze lehet van egy harmadik vagy negyedik, sokkal jobb megoldás is, majd kiderül az első pályázatok értékelése után.
Mit kezdjek a Temă secundară ESF fejezettel?
Jó kérdés, erre én is csak találgatom a választ.
Azt ugye tudjuk, hogy az Európai Szociális Alap több ilyen másodlagos témának nevezett célt is támogat. Ilyen a szociális innováció, vagy az IKT eszközök használata és népszerűsítése, de még több más is van pályázati kiírástól függően.
Tudjuk azt is, hogy minden pályázatnak legalább egy ilyen témához kell kapcsolódnia és a pályázatba le kell írni, hogy ez miként teljesül, plusz újdonságként a költségvetésben is jelölni kell ennek a költségvonzatát.
Sőt, még azt is tudjuk, hogy minden pályázati kiírás esetében nem csak az van meghatározva, hogy mely témákhoz lehet kapcsolódni, hanem az is, hogy amennyiben valamelyikhez hozzájárul a projekt (és legalább egyhez muszáj), a költségvetésből minimum hány százalékot kell erre elkölteni.
Ezzel nem is lenne semmi gond, teljesen érthető, hogy mérni szeretnék ezeket a dolgokat, de a MySMIS rendszer nem túlságosan alkalmas arra, hogy ez normálisan kivitelezhető legyen.
Van ugyanis egy Buget – Temă secundară FSE rész, és itt kell megadni egy-egy tételben, hogy az adott témák költségvonzata mennyi, méghozzá pénzösszegben és nem százalékban:
Nem azt mondom, hogy ez a bombabiztos megoldás, mert ezt még nincs ahonnan tudni, de azért van pár ötletem:
A szociális innováció esetében például lehet egy önálló altevékenységed (minden pályázati kiírásban vannak öteletek erre, innen választhatsz egyet), és az altevékenység költsége innovációs költség lesz. Éppen arra figyelj, hogy érd el, vagy haladd meg a minimálisan kötelező százalékot, amit az útmutató előír.
Az IKT-eszközök használatánál lehet valamilyen platformfejlesztési tevékenységed (e-learning platform például), annak a költségei ide kerülnek. De felszerelhetsz egy iskolát IKT eszközökkel, amelyeket az oktatásban használsz, és ez is körülhatárolható költségekkel jár.
A diszkriminációelleneség esetében lehet diszkriminációellenes kampányod – már ha illeszkedik a projekt egészébe és támogatható – és ennek a költségét feltüntetheted ennél a témánál.
Az alaplogika az, hogy úgy járuljon hozzá a projekt valamelyik témához, hogy ez a hozzájárulás önállóan is kezelhető legyen – lásd a fenti példákat – így egyértelmű lesz, hogy mekkora a költségvonzata.
Azért az értékelőket sem irigylem, mert ennyi információból – vagyis egyetlen összegből témánként – értékelő legyen a talpán, aki visszaköveti, hogy vajon mire gondoltál, amikor azt az összeget beírtad.
Hogy ezzel ne legyen gond, két dolgot tehetsz:
- 1Egyrészt amikor vezeted fel a költségeket, az ilyen másodlagos témás költségeknél beleírhatod a Justificare cella szövegébe, hogy na, ez az a költség.
- 2Másrészt, amikor a pályázat szöveges részében elmagyarázod, hogy a projekt hogyan kapcsolódik ezekhez a témákhoz, beszúrhatsz egy Explicatii buget teme secundare alfejezetet, ahol tételesen elmagyarázod, hogyan számoltad ki a végösszegeket.
Illusztráció: Vladan Nicolic via Behance.
A lépésről lépésre módszer, amivel a listaelső pályázatokat írom
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
