Az életben három dolog biztos: a halál, az adózás, és hogy minden projektnek vannak kockázatai. 🙂 A kérdés már csak az, hogy hogyan mérd fel őket, hogyan előzd meg, hogy bekövetkezzenek, és ha nem előzheted meg, mit kezdj velük.
Nézzük, hogyan ne hibázd el!
1. Ne gondold, hogy a projektednek nincsenek kockázatai!
Ha így gondolod, akkor valószínűleg még nem gondolkodtál eleget.
Minden projektnek vannak kockázatai. Úgy általában az életben mindennek vannak kockázatai. Soha ne írj olyat a pályázatba, hogy a projekt vagy valamelyik tevékenysége nem jár kockázattal. Még akkor se, ha úgy tűnik, hogy ezt az álláspontot meg tudod indokolni.
Inkább gondold újra még egyszer.
Ha csak írod a pályázatot és nincs megvalósítási tapasztalatod a projekt területén, kérdezd meg a pályázó szervezetet, a partnereket, hogy korábbi hasonló tevékenységeknél milyen külső körülmények okoztak gondot.
Nekem egészen addig volt kínlódás a kockázatelemzés, amíg el nem kezdtem nagyobb projektek megvalósításában is részt venni. Amíg csak az elméleti oldalról néztem a kockázatokat, sokszor nehéz volt elképzelni, hogy mi jöhet közbe, amikor mindent olyan szépen megterveztünk.
2. Ne akard letudni a kockázatelemzést látszatkockázatokkal!
Az, hogy betörhetnek az irodába és elviszik az irodai berendezést a gépekkel együtt, nem egy reális kockázat.
Van valamennyi esélye, de annyi erővel akkor azt is írd bele a pályázatba, hogy a projektmenedzserbe beleüthet a villám vagy az irodába menet fejébe esik egy karácsonyi kaktusz cserepestől.
Nem is az a baj, hogy az ilyen kockázatok viccesek, mert nevetni mindenki szeret, hanem az, hogy pontlevonással járnak, mert azt üzenik, a pályázó nem vette a fáradságot vagy nem elég tapasztalt ahhoz, hogy végiggondolja rendesen, milyen problémákkal szembesülhet a megvalósítás során.
És ha a nem mérte fel a kockázatokat, hogyan fogja ésszerűen kezelni, ha bekövetkeznek?
Sőt, ha nem mérte fel őket, a projekttervezés során valószínűleg nem is tett megelőző lépéseket, nem teremtette meg az előfeltételeket.
3. Ne a mennyiségre, hanem a minőségre törekedj
A kockázatelemzésnek van egy széles körben alkalmazott módszere, nem kell újat kitalálni, tökéletesen működik.
Azzal kezdődik, hogy szerre veszed a tevékenységeket, és mindegyiknél összeírod, hogy mi az, ami kockázatként közbejöhet. Kockázat alatt értsd azokat a külső történéseket, körülményeket, amelyek a projekt megvalósítóitól függetlenül bekövetkezhetnek és akadályozhatják a projekt sikeres megvalósítását.
Hogy végül mi marad a listán, az attól függ, melyik kockázattal érdemes foglalkozni, és melyikkel nem.
Ezt úgy tudod a legegyszerűbben eldönteni, ha minden kockázatnál megnézed, hogy:
1. mekkora a bekövetkezés esélye (lehet nagy, közepes, kicsi),
2. ha bekövetkezne, mekkora lenne a projektre gyakorolt hatása (ez is lehet nagy, közepes, kicsi).
Annak a kockázata, hogy a projektmenedzserrel az irodába menet végez egy jókora cserepes növény, borzasztóan kicsi, bár ha bekövetkezne, a projektre gyakorolt hatása meglehetősen nagy lenne.
Foglalkozunk vele? Nyilván nem. 🙂
Viszont ha építkezel, csúszhat az engedélyezés, amikor közbeszerzel, elhúzódhat az eljárás, amikor képzést szervezel, előfordulhat, hogy kevesen jelentkeznek, vagy nem jelennek meg elegen a vizsgán ahhoz, hogy a sikeres vizsgát letett hallgatók vállalt számát elérd.
Ha a korai iskolai lemorzsolódást megelőző projekted van, előfordulhat, hogy mégis sok gyerek kimarad az iskolából, vállalkozásfejlesztési projektnél előfordulhat, hogy nem indítanak elegendő vállalkozást, ha foglalkoztatási projektet valósítasz meg, előfordulhat, hogy nem lesz elég munkahely.
Ezek mind olyan kockázatok, amelyek közepes vagy nagy valószínűséggel bekövetkezhetnek, és elég nagy hatással lehetnek a projekt sikerességére, az indikátorok teljesítésére.
A kockázatok bekövetkezésének esélyét csökkentheted, sőt, ha nem akarsz beleőszülni vagy belebukni a megvalósításba, csökkentened kell. Mondhatjuk úgy is, hogy meg kell teremtened a projekt megvalósításához szükséges előfeltételeket.
Ezt a tevékenység típusától és a projekt környezetétől függően más és más módon teheted.
Például egy foglalkoztatási projektnél előre megállapodhatsz a későbbi alkalmazókkal, akik vállalják, hogy a célcsoportod egy bizonyos részének munkát adnak majd. Ehhez persze az kell, hogy a képzéseket ezeknek az alkalmazóknak a szükségleteihez igazítsd, és őket is bevond a tervezésbe.
Az alacsony képzési résztvevői létszám kockázatát csökkentheted azzal, hogy igényfelmérést készítesz, és a képzési kínálatoddal a valós igényekre adsz választ. Beépíthetsz a projektbe egy tájékoztató eseménysorozatot, melynek keretében minél több potenciális résztvevőt elérsz. Betervezheted a költségvetésbe a reklámköltségeket.
A partnerszervezetek közötti félreértéseket úgy előzheted meg, hogy a partneri megállapodásba konkrétumokat írsz, de még a pályázatban is pontosítasz mindent, amit csak lehet.
Ha vannak olyan kockázatok, melyeknek a bekövetkezésére elég nagy az esély, a projektre gyakorolt hatásuk lesújtó lenne, miközben semmit nem tehetsz, hogy a problémát megelőzd vagy megoldd, akkor a projekt nem megvalósítható projekt, inkább ne fogj bele.
Tipikusan ilyen eset például, amikor tudod, hogy valószínűleg nem lesz 200 munkahely, ahol a projekt végéig a célcsoport 35 százalékát elhelyezd, és a foglalkoztatási ráta a legfontosabb eredményindikátor.
Ne feledd tehát, hogy nem a kockázatok száma a lényeg, hanem az, hogy:
1. lépés: a valóban fontos kockázatokat nevezd meg,
2. lépés: sorold be mindegyik kockázatot a bekövetkezés valószínűsége és a projektre gyakorolt hatás szerint,
3. lépés: írd le konkrétan, hogy mi lenne a kockázat bekövetkeztének a hatása,
4. lépés: ahol csak lehet, már a projekttervezési szakaszban előzetes lépésekkel csökkentsd a bekövetkezés esélyét.
Ha mindez szerepel a pályázatodban, akkor nagy baj nem lehet. De még mindig van egy lépés, amit meg kell tenned.
4. Ne maradj kockázatkezelési terv nélkül
A kockázatkezelési tervben két szempontra figyelj: Az egyik, hogy a projektmegvalósítás ideje alatt hogyan előzheted meg a kockázatok bekövetkezését. A másik az, hogy ha mégis bekövetkeznek, hogyan csökkentheted a hatásukat.
Amikor a kockázatkezelési intézkedésekről írsz, minden felsorolt kockázathoz mindkét szempont szerint találj megoldást.
Példa 1
Ha például a projektmenedzsment tevékenységnél szerinted kockázatot jelenthet a sorozatos határidő megszegés a partnerek részéről, akkor megelőző intézkedésként a projekt során:
készíthetsz kiegészítő partneri megállapodást a késések miatti pénzügyi szankciókra vonatkozóan,
bevezethetsz egy átlátható belső raportálási rendszert,
készíthetsz segédanyagokat, hogy gyorsabban menjen a munka,
adhatsz kamuhatáridőket, amelyekbe simán belefér a csúszás,
hívhatsz össze válságstábot, hogy megbeszéld velük a problémát, és így tovább.
Ha még így se boldogulnál velük, vállalnod kellene például, hogy vezető partnerként megoldasz helyettük mindent, amit csak lehet, és hogy minden hónap végén rendszeresen megvizsgálod, van-e szükség ütemterv módosításra.
Példa 2
Ha egy foglalkoztatási projektnél a kockázatok közé tartozik a hátrányos helyzetű alkalmazottak lemorzsolódása, a projektmegvalósítás során megelőző intézkedésként szigorú kiválasztási procedúrát alkalmazhatsz, ahol figyelsz a motivációra is.
Ugyanennél a példánál maradva, a kockázat csökkentésére már a projekttervezés során is figyelned kell, és itt tervezhetsz a projektbe munkahelyi beillesztési tanácsadást, „legjobb alkalmazott” versenyt jutalommal, és bármi mást, amit a pályázati útmutató megenged.
A megelőző lépésekre azért kell előzetesen is gondolni, hogy a kapcsolódó költségek bekerüljenek a projekt költségvetésébe.
Arra az esetre, ha mégis lenne lemorzsolódás, vezethetsz tartaléklistát, legalább 20%-os lemorzsolódási aránnyal számolva, hogy a kieső személyeket mindig gond nélkül és gyorsan pótolni tudd.
És a módszertani eszköz
Hogy mindent egyben láss, a kockázatelemzést végezheted táblázatban is, ahol a következő oszlopok lesznek:
- 1tevékenység,
- 2kockázat,
- 3bekövetkezés valószínűsége,
- 4hatás foka,
- 5hatás leírása,
- 6megelőzés a projekttervezési szakaszban,
- 7megelőzés a projektmegvalósítás során,
- 8hatáscsökkentés,
- 9költségek.
Illusztráció innen.
A lépésről lépésre módszer, amivel a listaelső pályázatokat írom
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
