„A pályázat egyértelműen bemutatja minden egyes partnerszervezet szerepét és felelősségét a projekt megvalósításában.” Ez egy értékelési szempont, de te tudod, hogy mit jelent? Ahhoz, hogy a pályázatodban a partenerek közötti feladatmegosztásról szóló részek rendben legyenek, és megkapd rájuk a pontszámokat, tudnod kell, mi minden bujkál emögött a látszólag egyszerű részletkérdés mögött.
Ebben a bejegyzésben hoztam egy listát, ami segít jó pályázati szöveget írni:
1. Mindenkinek legyen feladatlistája
A legrosszabb, amit tehetsz, hogy írsz egy-egy általános szöveget arról, hogy melyik partnernek nagyjából mi lesz a dolga a projektben.
Ehhez képest amit az értékelők várnak tőled, az egy-egy pontszerű lista minden egyes partner esetében, amelyből egyértelmű, hogy melyik partner a projekt mely tevékenységeinek a megvalósításában vesz részt.
Vedd szerre az összes tevékenységet és gondold végig, melyik szervezetnek lesz ott dolga. Ki hova delegál projektcsapat tagot, hova von be külső segítséget, hol biztosít valamilyen erőforrást, mondjuk például egy épületet?
2. A feladatok legyenek konrétak
Ezt nem mondom, hanem mutatom:
P1 részt vesz a projekt kommunikációs tevékenységeinek a megvalósításában.
Ez nem konkrét.
P1 a projekt kommunikációs tevékenységei keretében felel a projektnyitó konferencia megszervezéséért, a sajtóval való kapcsolattartásért és a projekt közösségi média felületeinek a működtetéséért.
Ez konkrét.
3. Feladatleosztás tevékenységen belül is
Gyakori eset, hogy a partnerek nem csak a tevékenységeket osztják fel egymás között, hanem akad olyan tevékenység is, amit közösen valósítanak meg.
Ilyenkor kerülnek elő az „együttműködik”, „támogatja”, „részt vesz” varázsszavak, amelyek – te is tudod – önmagukban nem mondanak semmit.
Ilyenkor a jó megközelítés az, hogy leírod, pontosan hogyan is támogatja a P1 a P2-t (vagy fordítva) az X1 tevékenység megvalósításában.
Egy képzési tevékenységnél például egy opció, hogy a két szervezet ugyanazt csinálja (mondjuk szakácsképzést tart), de más-más régióban. Vagy lehet olyat is, hogy különféle képzéseket tartanak ugyanott, ugyanannak a célcsoportnak. Vagy lehet akár olyat is, hogy az egyik a résztvevők toborzásáért felel, a másik képez.
A lényeg, hogy ne mosódjanak össze a szerepek, mert az ködösítés.
4. Összhang a munkakörökkel
Remélem, nem mondok újat azzal, hogy a partnerszervezetek feladatai nem valósulnak meg maguktól, hanem valakik keményen megdolgoznak értük.
Ha a pályázati kiírás megengedi, ezek lehetnek külső szolgáltatók, de általában a partnerek saját embereket delegálnak a projektcsapatba. A partnerek feladatai így automatikusan az ő feladataik lesznek, ezért fontos, hogy a projektcsapat tagjainak a munkaköri leírása ne térjen attól, amit a partnerek vállaltak.
Tipikus hiba az utolsó percben „jaj, szúrjunk be még oda is valakit” típusú igény, aminek aztán gyakran az az eredménye, hogy P1-nek a projektből fizetett embere lesz egy olyan tevékenységben, ahol nincs is feladata.
5. Összhang a költségvetéssel
Az utolsó pillanatban pluszba beszúrt kolléga bére is bőven kimeríti a költségvetés és a tartalom közötti összhang hiányának fogalmát.
De az abszolút kedvencem, amikor egy partnerszervezet 7 laptopot akar beszerezni a csapatának úgy, hogy a projektben dolgozna nagyjából 3 embere. 🙂
Ugyanez, csak pepitában a kisbusz este is, amiről a feladatmegosztás tükrében teljesen érthetetlen, hogy mire fogja használni az a partner, akinek a költségvetésébe bekerült. Vagy az interaktív tábla egy olyan partnernél, amelyik sem oktatási, sem képzési tevékenységet nem fog végezni a projektben.
6. A partner nem alvállalkozó
Volt egy időszak – hála az égnek, lassan vége! – amikor divat volt bevonni a projektbe egy partert, aki majd megoldja a projektmenedzsmentet. De csak azt.
Hogy mi ezzel a baj?
Egyrészt az, hogy ez álcázott kiszervezés, nem igazi partnerség.
Mert ahhoz minden partnernek szakmailag is hozzá kellene tennie valamit a projekthez.
Másrészt ha a partnerek között nincs egy se, amelyik elbírna a projektmenedzsmenttel, az régen rossz, mert az azt jelenti, hogy egyik se valósított meg korábban projekteket. Tehát ha van egy olyan partner, amelyiknek csak a projektmenedzsment a feladata, akkor az ott jó eséllyel hiba.
De van haladóbb hiba is: amikor a pályázók érzik, hogy ez így nem lesz elég, a projektmenedzsment mellé tenni kéne még egy kis szakmai feladatot is, ezért kitalálják, hogy a projektmenedzselést végző partnernek legyen az a szakmai feladata, hogy például „koordinálja” a szakmai munkát végző partnerek munkáját.
Ez még nem minden!
A lista utolsó 3 szempontját egy csekklistába rejtettem, amit megtalálsz a 3képesség minitréning tanulócsoportjában. Ha még nem csatlakoztál, katt az alábbi gombra:
