Ezért félsz a költségvetéstől és így barátkozz meg vele

By /

Össze kellene rakni a projekt költségvetését és neked már csak a gondolattól is összeszorul a torkod. Menekülnél, mint az ősember, amikor váratlanul felbukkant egy mamut. De gondolkodtál már azon, hogy miért van ez? És ami ennél is fontosabb: mit tehetsz ellene?

Ha félsz valamitől, két dolgot tehetsz. Ütsz vagy futsz. Így volt ezzel már az ősember is, aki, ha zajt hallott a bokorban és észbe kapott, hogy az ott egy mamut, többnyire az első opciót választotta: illa berek, nádak erek, futott.

Mindaddig, amíg fel nem találta az eszközöket, hogy harcba szálljon vele.

Pályázati kérdésekben én harcpárti vagyok, úgyhogy ebben a bejegyzésben hoztam pár eszközt, amivel elejtheted a pályázatírás mamutját, a költségvetést. De ehhez nem árt tudni, hogy pontosan mitől is félsz, amikor legszívesebben világgá futnál a költségtervezés elől, mert úgy könnyebben ki tudod választani a harci eszközödet.

1. Félsz, mert sok a szabály és könnyen tévedhetsz

Ha olyan helyre szoktál pályázni, ahol a pénzügyi szabályok kimerülnek annyiban, hogy mekkora összeget kérhetsz és azt mire költheted, akkor ugorj a következő pontra, mert ez a félelem nem érint téged.

De ha ültél már úgy a pályázati útmutató előtt, hogy zsongott az agyad a sok százaléktól, határértéktől és egyéb költségvetési miegymástól, akkor gyanítom, hogy mélyen átérzed ezt a félelmet te is. Főleg, ha most jött el a pillanat, amikor először kell átverekedned magad egy ilyen szabálydzsungelen.

harci eszköz 1

Ellenőrző lista

Tudod, van az a mondás, hogy amit nem ismerünk, attól félünk jobban, és ebben az a szép, hogy benne van a megoldás is. Így ha neked a sok szabállyal van bajod, egyet tehetsz: megismered őket és az irányítást a kezedbe veszed. Hogyan?

Olvass el minden pályázati anyagot – útmutatót, értékelési szempontokat, mellékleteket – külön arra figyelve, hogy mik a költségvetést érintő szabályok és elvárások. Mindent másolj ki egy listába, szépen, sorba, egymás alá, hogy aztán ki is tudd pipálni az összeset.

Ez “hármat egy csapásra” módszer, mert így:

  • az agyad ügyesebben rögzíti a szabályokat, hiszen külön időt szántál arra, hogy listába gyűjtsd és megértsd,
  • célravezetőbben tervezed a költségeket, mert alapból a szabályokhoz igazítod őket, és nem a végén jössz rá, hogy elszúrtál valamit,
  • és lesz egy segédeszközöd, ami alapján utolsó simításként pontról pontra ellenőrizheted, hogy minden rendben van-e.

Egy ilyen listával a kezedben kizárt, hogy költségvetési szabálytalanság miatt elcsússzon a pályázatod.

Mert pusztán a létezésével kényszerít, hogy ellenőrizd újra a plafonértékeket, ha utolsó pillanatban bepottyan a költségvetésbe egy újabb tétel. És számold újra az önrészt egy váratlan partnercsere után. Vagy figyelj oda jól a képletre, amikor az adminisztratív költségeket számolod.

2. Félsz, mert nem tudod, hol kezdd

Tanácstalanul meredni az üres költségvetési táblára órákon át, azon rágódva, hogy melyik legyen az első cella, ahová beírsz valamit… Sokunk félelme ez.

De minek félni, amikor a lebonyolultabb projekthez is egyszerű költségvetést varázsolni. Már ha megvannak hozzá az eszközeid.

harci eszköz 2

Ütemterv

A költségvetés kicsit olyan, mint a hirtelen jött siker. Gyorsan jön, de csak te tudod, hogy előtte mi mindenen vonszoltad át magad. Így ha azt sem tudod, hol kezdd, és ez rémisztő, lépj kettőt hátra és előbb erre a 2 kérdésre válaszolj:

1. Végiggondoltad, hogy kikre (milyen humán erőforrásra) lesz szükség ahhoz, hogy a projekt tevékenységei megvalósuljanak?

2. Végiggondoltad, hogy mire (milyen anyagi erőforrásokra, azaz tárgyi eszközökre, szolgáltatásokra, helyszínekre) lesz szükség ahhoz, hogy a projekt tevékenységei megvalósuljanak

Igen? Szuper! Akkor te már nem is félsz. 🙂

De ha ezek a lépések elmaradtak, kezdd ott, mert a fenti kérdésekre adott válaszaid fogják megalapozni a költségvetésedet.

Hogyan?

Itt jön képbe az ütemterv, amin lépésről lépésre és időben elhelyezve látod, hogy mi fog történni a projektben. A költségtervezést ott kezdd, hogy minden egyes tevékenységet végiggondolsz, és felírod magadnak, melyikhez kire és mire lesz szükséged.

Ha alapos vagy, az ütemtervet kiegészítheted két oszloppal, az egyikben tevékenységenként összeírod a választ az első kérdésre, a másodikban a második kérdésre. Ez lesz a költségvetés alapja, a következő lépésben ezt kell átforgatni pénzbe, ezek lesznek a költségeid.

(A 3képesség minitréning egyik leckéjében megmutatom, hogyan kell humán erőforrást tervezni az ütemtervre építkezve. Ha még nem iratkoztál fel, itt tudsz csatlakozni, teljesen ingyen.)

De ha rettentő lusta vagy és emellett a fejben dolgozás nulla hibaszázalékkal megy, a tevékenységek végiggondolását a költségvetési tábla kitöltésével együtt is letudhatod.

Néhány tervezési trükk, amikor már ott tartasz, hogy össze kell írni a költségeket egy táblázatba:

  • Tervezz Excelben, akkor is, ha a pályázati melléklet, amit költségvetés gyanánt ki kell majd tölteni, más formátumban van. Ez azért jobb így, mert tudod szűrni az adatokat és az Excel elvégzi helyetted a számításokat.
  • Az első oszlop ne a költségtétel legyen és ne is a költségkategória, hanem valami sokkal praktikusabb: a tevékenység, ahová a költség tartozik. Így kénytelen leszel szerre végigmenni a tevékenységeken és pontról pontra betenni a költségvetésbe a tevékenységhez szükséges humán erőforrás és anyagi erőforrások költségeit.
  • Ha az ütemterved Excelben van, a költségvetés legyen ugyanabban a doksiban, egy másik munkalapon, hogy könnyen tudd átvenni belőle az infókat (vagyis azt, hogy melyik tevékenységhez tételesen kire és mire van szükség).
  • Ha partnerségben valósul meg a projekt, tegyél be egy “Partner” oszlopot is, és láss csodát, egy füst alatt össze áll szépen a partnerek saját költségvetése is.

3. Félsz, mert nem tudod, milyen legyen, hogy jó legyen

Arra a kérdésre, hogy milyen egy jó költségvetés, nagyjából annyira egyértelmű a válasz, mint arra, hogy egy szép nő milyen. Meg lehet próbálkozni átfogó meghatározással, de alapvetően ízlés kérdése.

Egy pályázati költségvetésnél ennek az ízlésnek egy helyen tudsz utánajárni:

harci eszköz 3

Értékelési szempontok

Ha a te pályázati kiírásodhoz nem tartozik értékelési szempontrendszer vagy a szempontok túl megfoghatatlanok, kövesd az én szigorú követelményeimet, mert ezzel nagyot nem tévedhetsz:

  • A jó költségvetés szabályos. Ez az jelenti, hogy csak akkor van benne például egy fizetés, ha a személyi költségek elszámolhatók. S ha már benne van, betartja az összes szabályt, ami a fizetésekre vonatkozik.
  • A jó költségvetés indokolt. Ez az jelenti, hogy nem azért van benne egy fizetés, mert Jucikának fizetés kell, hanem azért, mert valamelyik projekttevékenység megvalósításához szükséges.
  • A jó költségvetés részletes. Ez azt jelenti, hogy egy fizetést nem csak havi összegben adsz meg, hanem lebontod, hogy lássa az értékelő az óradíjat is, és azt is, hogy azért a pénzért egy hónapban Jucika mennyit dolgozik.
  • A jó költségvetés mértékletes. Ez azt jelenti, hogy nem több és nem kevesebb, mint amennyi indokolt, azaz Jucikának nem adsz a projekt teljes idejére fizetést, ha a tevékenység, ahol feladatai vannak, 6 hónapig tart csak.
  • A jó költségvetés megalapozott. Ez azt jelenti, hogy az árakat nem légből kapod, hanem a piaci realitások szerint adod meg, vagyis Jucika óradíját például a szervezet fizetési politikájának tiszteletben tartásával, egy hasonló munkakörre vonatkozó korábbi óradíj alapján határozod meg.
  • A jó költségvetés összességében is korrekt. Ez azt jelenti, hogy Jucika fizetése és az összes többi költség is hiába követi a fenti szempontokat, ha a kért támogatás végösszege elszállt a projektben vállalt eredményekhez képest.

Nos, készen állsz arra, hogy leüsd a mamutodat? 😉

Ha tetszett a bejegyzés, csatlakozz a 3képesség minitréning tanulóközösséghez.


Illusztráció: Anna Kulakovskaja via Behance