Mit írjak a pályázatba a projekt monitorizálásáról? Egyáltalán, mi az, hogy monitorizálás? Pontosan mit monitorizálunk és hogyan?
Pályázatok értékelése és véleményezése során sokszor látom, hogy a pályázatírás egyik fekete foltja a monitorizálás. Írni kell róla, pontszámot is ér, de nem teljesen világos, hogy mi ez és melyik végéről kellene megfogni. Ebben a bejegyzésben segítek megérteni, hogy miről van szó, és adok pár szempontot a projekted monitoring rendszerének megtervezéséhez.
Monitoring rendszer? Az meg mi?
Kezdjük az elején…
A monitoring azt jelenti, hogy nyomon követek valamit.
Rendszeres időközönként figyelem, hogyan alakul, és az így kapott adatokat és információkat leírom, hogy aztán következtetéseket vonjak le belőlük. Ebből következik, hogy a monitoring célja az adatgyűjtés. Olyan adatok gyűjtése, amelyeket fel tudok használni az értékelésnél.
Hogy egy hétköznapi példával éljek:
Tegyük fel, hogy fogyókúrázom, és hogy lássam, mennyire hatékony, minden egyes nap leírom, melyik étkezénél mit és mennyit ettem, aznap mennyit mozogtam, és amikor reggel ráálltam a mérlegre, hány kilót mutatott. Ezt a folyamatot minden nap ugyanúgy megismétlem és az adatokat egy táblázatba gyűjtöm. Vagyis: a fogyókúrás programomat monitorizálom, hogy aztán értékelni tudjam az eredményeket.
Minderre van egy monitoring rendszerem, ami a nyomonkövetési folyamatok és eszközök összessége, és ezek az alkatrészei:
Minek egy projektnek monitoring rendszer?
Első hallásra úgy tűnhet, hogy ez megint valami fölöslegesség, amivel a pályázatírókat megnyomorítják, de erről szó sincs. A sikeresen megvalósított projektek egyik közös vonása a jó monitoring rendszer, ami lehetővé teszi, hogy kontroll alatt tartsd a dolgokat és ne a projekt végén kapj szívinfarktust, mert semmi sem a tervek szerint alakult.
Gondolj csak bele!
Elég egy közepes méretű projekt ahhoz, hogy akár több tucat szakértővel is együtt kelljen működni. Ha a projektnek jó a monitoring rendszere, amikor megkérdezed a projektmenedzsert, hogy a 66. számú szakértő egy adott munkanapon reggel 8:30 és 11 óra között mit csinált, fél percen belül le tudja venni a polcról a mappát, amelyből kiderül.
De lehetnek komplex tevékenységek is, amelyeket képtelenség rendszer nélkül szemmel tartani. Ilyen például egy tananyagfejlesztés. Ha jól monitorizálod, a koordinátor bármikor meg tudja mondani, hogy a 14 tananyag 75 modulja közül melyik van a fejlesztőknél, melyik a lektornál, melyik a fordítónál, melyik a korrektornál, melyik nyomdában. Ezt próbálnád meg mind észben tartani…
Hogy ne vessz el az részletek között, kell egy segítség, és ez a jó projekt monitoring rendszer. Amikor egy pályázatba kérik leírni, hogyan fog zajlani a projekt monitorizálása, az azért van, mert a támogató látni szeretné, meg tudsz-e bírkózni majd a részletekkel, úgy, hogy közben teljesíted a vállalásaidat.
Tervezni kell!
Mielőtt le akarnád írni a pályázatba, hogy milyen lesz a projekt monitoring rendszere, nem tehetsz mást, mint hogy megtervezed.
De hogyan?
Nézzük, milyen területekre terjedhet ki a nyomonkövetés, és hol milyen eszközöket használhatsz:
1. Kövesd a szakértőket!
Ha akár egyetlen napot is dolgoztál már egy bonyolultabb projektben, tudod, hogy ugyanazon a projekten több tíz, de akár több mint száz ember is dolgozhat.
A projektmenedzsment tagjai, koordinátorok, képzők, fejlesztők, tanácsadók, külső és belső munkatársak, akik napi / heti / havi bizonyos órában egy-egy tevékenységben feladatokat látnak el.
Ne legyen száz szakértő a projektedben, elég csak tíz is, hogy alapból ne tudd, melyikük éppen mit csinál. Nyomon kell őket követni, és ezt a következő eszközökkel teheted:
Munkaköri leírás
Minden szakértőnek kell munkaköri leírás, ebből derül ki, hogy kinek mi a teendője. Innen indulunk, ez lesz az alapja a nyomonkövetésnek.
Havi beszámoló
A szakértőket be kell számoltatni, ehhez kell a havi beszámoló, amelyben például a következőket rögzítik: szakérő neve, beosztása, szerződés száma, alkalmazó, az adott hónapban végzett munkafeladatok, ezek eredményei, az egyes feladatokra fordított munkaóra.
Jelenléti ív
A bérek, szakértői díjak elszámolásához is szükséges, de egyébként is hasznos a jelenléti ív (pontaj). Ez lehet egy táblázat, amelyben minden munkanap egy sor, a szakérőnek azt kell beírnia, hogy melyik nap hány órát dolgozott, esetleg milyen projekttevékenységen.
Szakmai dokumentáció
A szakértők tevékenységét szakmai dokumentáció (projekttől függően például az elkészült tananyag, elemzés, tanterv stb.) is igazolja, de itt már nem csak a szakértőt, hanem a projekttevékenységeket is nyomon követjük.
2. Kövesd a tevékenységeket!
A projekttevékenységek akkor követhetők, ha dokumentáljuk őket. Hogy a projektnek milyen dokumentációs rendszere lesz, az attól függ, hogy mik a projekttevékenységek.
Nézzünk pár tevékenységtípust:
Képzési tevékenység
Ha akkreditált képzésről van szó, a vonatkozó szabályozások által előírt dokumentáció, ha nem, akkor minimum: órarend, képzési tananyag, jelenléti ív, fotódokumentáció, vizsgadokumentáció, hallgatói elégedettségi kérdőív, a képzést értékelő más anyagok, a képző szöveges beszámolója, a gyakorlati órákon készült anyagok stb.
Tanácsadási tevékenység
Tanácsadási folyamatleírás, jelenléti ív, tanácsadási napló (egy adott személy mikor vett részt tanácsadáson, hány órát, miről volt szó, milyen eredmények születtek stb.), a tanácsadás eredménye (pl. szakmai önéletrajz, üzleti terv, termékfejlesztési stratégia stb.)
Foglalkoztatási tevékenység
Az új munkahelyek létrehozását igazoló dokumentumok (pl. határozat, szervezeti ábra stb.), a toborzás-kiválasztás dokumentumai (pl. leadott jelentkezési dossziék, a kiválasztási folyamat dokumentumai), az alkalmazott személyek munkaszerződései, munkaköri leírásai, jelenléti ívei, fizetéspapírjai stb.
3. Kövesd a célcsoportot!
Humánerőforrás-fejlesztési projekteknél minden a célcsoport körül forog.
Ők azok, akiket tanítasz, akiknek tanácsot adsz, hogy elindítsák a vállalkozásukat, akiknek segítesz munkát találni, akiket szociális szolgáltatásokban részesítesz, és így tovább. Ezért nagyon fontos, hogy a projektben részt vevő személyeket egytől egyig nyilvántartsd.
Itt is előfordulhat, hogy a támogató meghatározza, ezt milyen formában tedd.
POCU projekteknél például van célcsoport adatbázis, és abban a személyes adatoktól a munkaerőpiaci státuszon át nyilván kell tartani mindent, egészen addig, hogy melyik személy melyik indikátor teljesüléséhez járul hozzá.
Ha nincs semmiféle előírás, akkor minden résztvevőnek kell minimum egy egyéni dosszié a bekért személyes dokumentumokkal. Projektfüggő, hogy mik ezek a személyes dokumentumok, egy munkanélkülieket célzó képzési tevékenységben részt vevő személynél lehet például: beiratkozási kérvény, személyi igazolvány, munkanélküli státuszt igazoló dokumentum, utolsó iskolai végzettséget igazoló dokumentum (pl. érettségi oklevél), bizonyos szakmák esetében orvosi igazolás.
Van még más is, amit követni kell! Katt ide és olvasd el a folytatást>>
Illusztráció: innen.
A lépésről lépésre módszer, amivel a listaelső pályázatokat írom
PROJEKTTERVEZÉSI MESTERKURZUS
